Hyvä hallinto

Tavoitteenamme on avoin ja toimiva hallinto. Noudatamme liiketoiminnassamme arvojamme, vastuullisia liiketoimintaperiaatteitamme sekä hyvää vakuutustapaa. Toimimme eettisesti ja reilusti.

Compliance ja riskienhallinta kuuluvat jokaisen johtajan ja esihenkilön työtehtäviin. Jokainen veritaslainen vastaa ohjeiden ja säädösten noudattamisesta sekä riskienhallinnasta omassa työssään.

Compliance ja riskienhallinta hyvän hallinnon tukena

Eläkeyhtiönä toimimme yksityisenä yrityksenä mutta hoidamme samalla tärkeää yhteiskunnallista tehtävää, jota säätelevät lait ja asetukset. Sen vuoksi on tärkeää, että se, mitä teemme on läpinäkyvää ja tehtävämme mukaista. Lainsäädännön lisäksi Veritaksella on kattavat sisäiset toimintaohjeet. Ohjeistuksella ja siihen liittyvällä koulutuksella haluamme varmistaa, että kaikki Veritaksen työntekijät noudattavat yhteisiä pelisääntöjä.

Compliance

Compliance-toiminnolla tarkoitetaan yhtiön toiminnan lainmukaisuuden ja toimintaan liittyvien muiden ulkoisten ja sisäisten sääntöjen noudattamisen riippumatonta valvontaa. 

Compliance-toiminnan tehtävänä on tukea liiketoimintaa erityisesti juridisten ja compliance-riskien tunnistamisessa ja hallinnassa sekä valvoa ja raportoida näistä johtoryhmälle ja hallitukselle.  

Meillä Compliance rakentuu seuraavista tekijöistä:

Compliance-toiminta alkaa ylimmästä johdosta eli toimitusjohtajasta ja hallituksesta, jotka vastaavat yhtiön toiminnan laillisuudesta. 

Veritaksessa on lisäksi nimetty Compliance Officer, jonka esihenkilö on lakiasiainjohtaja. Compliance Officerin tehtäviin kuuluu muun muassa tarkastaa riskiperusteisesti laaditun toimintasuunnitelman mukaisesti eri toimintojen ja osa-alueiden compliancea, vastaanottaa compliance-ilmoituksia ja seurata niihin liittyvien korjaavien toimenpiteiden edistymistä. Tehtäviin kuuluu myös kouluttaa ja viestiä compliance-asioista sekä niihin liittyvistä menettelytavoista. Compliance Officer raportoi hallitukselle kaksi kertaa vuodessa ja johtoryhmälle kahden kuukauden välein.
  
Compliance-toiminnon tukena Veritaksessa on compliance-verkosto. Verkoston muodostavat Compliance Officer ja liiketoimintaa tukevat juristit sekä muut nimetyt henkilöt.  

Compliance-verkosto kokoontuu säännöllisesti. Se ylläpitää listaa vireillä olevista seurattavista sääntelyhankkeista, niiden aikataulusta ja yhtiölle aiheutuvista vaatimuksista. Vireillä olevista EU:n ja kansallisen tason sääntelyhankkeista informoidaan säännöllisesti eri toimintoja, johtoryhmää ja hallitusta. Lisäksi taulukko seurannassa olevista sääntelyhankkeista on kaikkien työntekijöiden nähtävissä sisäisillä verkkosivuilla. 

Compliance-toiminto linkitetään mukaan uusien liiketoimintamallien suunnitteluun tai nykyisten liiketoimintamallien muutossuunnitelmiin. Tällä tavoin varmistetaan, että säädösten ja ohjeiden mukaiset asiat huomioidaan muutoksissa ja vastuut ovat selkeät muuttuvissakin tilanteissa.

Ilmoituskanava väärinkäytöksiin

Työntekijöillämme on käytössään ilmoituskanava, jonka kautta he voivat raportoida havaitsemistaan väärinkäytöksistä ja väärinkäytösepäilyistään. Vuoden 2022 aikana ei tehty yhtään väärinkäytösilmoitusta.

Compliance vuonna 2022

Compliance Officer on suorittanut riskiperusteisesti laaditun tarkastussuunnitelman mukaisia eri toimintojen ja osa-alueiden tarkastuksia. Veritaksen johtoryhmälle on raportoitu complianceen liittyvistä asioista joka toinen kuukausi (heinäkuuta lukuun ottamatta). Johtoryhmälle raportoitiin muun muassa tehdyistä tarkastuksista ja niihin liittyvistä havainnoista, compliance-riskeihin liittyvistä ilmoituksista sekä muista ajankohtaisista asioista. Hallitukseen tehtiin compliancea koskeva raportti kahdesti vuoden 2022 aikana.

Hallitus hyväksyi päivitetyt compliancea koskevat toimintaperiaatteet sekä lain määräämät päivitetyt toimintaohjeet, kuten esimerkiksi lähipiiriohjeen, eturistiriitatilanteita koskevat toimintaperiaatteet sekä lahjonnan vastaiset ohjeet.

Finanssivalvonnan tarkastukset

Finanssivalvonta suoritti eläkelaitoksiin 2021 teema-arvion, joka koski yrittäjien eläkevakuutuksen työtulon vahvistamisen menettelyjä. Teema-arvion tavoitteena oli selvittää yrittäjän eläkelain (YEL) toimeenpanon sääntelynmukaisuutta. Veritas on toteuttanut Finanssivalvontaan raportoimansa toimenpidesuunnitelman mukaiset muutokset YEL-prosesseihin. Finanssivalvonta arvioi toimenpiteitä vuonna 2022 ja katsoi korjausten olevan oikeasuhtaisia.

Finanssivalvonta suoritti työkyvyttömyysriskin hallintaa koskevan tarkastuksen Veritaksessa vuosina 2021 ja 2022. Tarkastuksen tavoitteena oli selvittää työkyvyttömyysriskin hallintaan liittyvän toiminnan laatu ja laajuus suhteessa voimassa olevaan normistoon sekä toimiala- ja toimiluparajoihin. Finanssivalvonnan mukaan Veritaksen työkyvyttömyysriskin hallinta on asianmukaisella tasolla ja viime vuosina tehdyt muutokset ovat olleet oikean suuntaisia. Veritas huomioi toiminnassaan tarkastuksessa esiin nostetut suositukset ja kehittämistoimet ja on antanut niihin liittyvän toimenpidesuunnitelman Finanssivalvonnalle.

Riskienhallinta

Riskienhallintatoiminto valvoo riskejä, ja sen toiminta kattaa muun muassa riskien ennakoivan seurannan, analyysin, mallintamisen ja riski-informaation tuottamisen. Tavoitteena on luoda selkeä kuva yhtiön riskeistä ja analysoida niiden merkitystä sekä seurata niiden kehitystä. Veritaksen riskienhallinta käsittää sijoitusriskeihin, muihin liiketoimintariskeihin, operatiivisiin riskeihin ja kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan (ERM) liittyvät asiat.  

Hallitus hyväksyy vuosittain yhtiön riskienhallintajärjestelmän toimintaperiaatteet. Toimintaperiaatteissa kuvataan toimintaan liittyvät riskit, riskienhallinnan periaatteet ja tavoitteet sekä Veritaksen riskienhallinnan roolit, tehtävät ja raportointi.  

Riskienhallintatoiminto vastaa yhtiön riski- ja vakavaraisuusarvion tekemisestä (ORSA). Riski- ja vakavaraisuusarvio on prosessi, jossa arvioidaan säännöllisesti yhtiöön kohdistuvia riskejä ja uhkia. Onnistuneen ORSA-prosessin edellytyksenä on avoin dialogi riskienhallintatoiminnon sekä yhtiön johdon ja muun henkilöstön välillä. Prosessiin sisältyy olennaisena osana myös arvion ja sen oletusten haastaminen. ORSA on työväline johdon päätöksenteon tueksi.   

Riskikartoituksissa tunnistetaan yhtiöön kohdistuvat riskit. Riskienhallinta arvioi säännöllisesti myös yhtiötasolla uusien ja kehittyvien riskien vaikutuksia.

Ilmoituskanava riskitapahtumista

Työntekijöillämme on käytössään ilmoituskanava, jonka kautta he voivat raportoida toteutuneista riskitapahtumista.

Riskienhallinta 2022

Vuonna 2022 olemme aktiivisesti seuranneet ja analysoineet geopoliittista tilannetta sekä sen vaikutuksia erityisesti sijoitusmarkkinoihin ja häiriötilanteisiin varautumiseen. Veritaksen Venäjään liittyvät sijoitusriskit on arvioitu vähäisiksi. Ukrainan sota on kasvattanut epävarmuutta ja riskejä sekä lisännyt volatiliteettia sijoitusmarkkinoilla.

Geopoliittisen tilanteen muutos on huomioitu myös varautumiseen liittyvän suunnittelun yhteydessä. Veritas on varautunut mahdollisiin häiriötilanteisiin ja tehnyt toimenpiteitä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Esimerkkeinä esillä olleista uhkakuvista tai häiriöistä voidaan mainita sähkönjakelun häiriöt ja kyberhyökkäykset. Varautumisjärjestelyjä on päivitetty työeläkealan yhteisten ja huoltovarmuuden kannalta keskeisten toimijoiden kanssa yhteistyössä. Henkilökunnan informointi etukäteen mahdollisista uhkakuvista sekä toimintatavoista häiriötilanteissa on tärkeää.

Sijoituspäätöksiä tehdessä ilmastoriskien huomioiminen on ollut osa prosessia jo pidemmän aikaa. Vuonna 2022 olemme kehittäneet kehittyvien riskien ja ilmastoriskien arviointia ja seurantaa myös muun toimintamme osalta. Nämä riskit ovat säännöllisesti riskienhallintatoiminnon agendalla ja niiden arviointia on kehitetty myös ORSAssa. Kehittyvistä riskeistä osa on sellaisia riskejä, joiden syntymiseen emme voi juurikaan vaikuttaa tai voimme vaikuttaa vain rajoitetusti. Näitä on kuitenkin tärkeää arvioida, sillä siitä saadaan tärkeää informaatiota toiminnan kehittämiseen.

Riskikartoituksia varten yhtiössä on otettu uusi työkalu käyttöön keväällä 2022. Kokemukset uudesta työkalusta ovat myönteisiä. Työkalu on sujuvoittanut kartoitusten tekemistä ja tietojen ylläpitoa sekä parantanut käytettävyyttä.

Toimittajahallintamalli

Olemme itse vastuullinen toimija ja meille on tärkeää, että myös yhteistyökumppanimme toimivat vastuullisesti. Joissain toiminnoissa käytämme ulkopuolisia toimittajia ja tällöin haluamme varmistaa, että toimittajat ovat luotettavia ja vastuullisia. Tällä hetkellä ulkopuolisia toimittajia käytetään muun muassa HR-järjestelmään, työajanhallintaan, palkkapalveluihin, it-tukipalveluihin ja uusimpana nyt myös postipalveluihin.

Veritaksessa on käytössä toimittajahallintamalli, joka ohjaa uusien toimittajien valintaa ja tarkistaa toimittajien sopivuutta ja luotettavuutta. Mallin avulla arvioidaan myös muun muassa toimittajien liiketoiminnan jatkuvuutta sekä yritysvastuun tilaa. Näin ollen malli on myös osa Veritaksen riskienhallintaa.