TyEL-vakuutettu työntekijä

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas (0141187-2). Osoitteemme on PL 133, (Lemminkäisenkatu 34), 20101 Turku.

Missä tarkoituksessa käsittelemme tietojasi ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Veritas hoitaa lakisääteistä työntekijän eläkelain (TyEL) mukaista eläketurvaa ja näiden tehtävien yhteydessä henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Ylläpidämme ja käsittelemme tässä tehtävässä henkilötietoja vakuutetuista. 

Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • vakuuttaminen, vakuuttamisen hoito
  • vakuutusmaksuvastuiden määrittäminen ja siihen liittyvä lakisääteinen tilastointi.
  • lakisääteiseen tehtäväämme kuuluvat toimenpiteet on määritelty tyhjentävästi laissa. Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa
  • järjestelmäkehityksessä testaamiseen, jos se on välttämätöntä tietojärjestelmän toiminnan varmistamiseksi
  • rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaista asiakkaan tunnistamista sekä pakotteiden toimeenpanoa varten

Käsittelyn oikeusperusteena on Veritakseen rekisterinpitäjänä sovellettava Euroopan unionin oikeus.

Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?

Luovutamme tarvittavat tietosi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen. Näitä tahoja voivat olla mm. eri viranomaiset. Lisäksi käytämme tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä alihankkijoita, joiden toiminnasta vastaamme lain nojalla vastaavalla tavalla kuin omasta toiminnastamme.

Vakuuttamiseen tai vakuuttamisen hoitamiseksi tietoihin ovat lakisääteisesti oikeutettuja muun muassa:

  • työnantajasi
  • Eläketurvakeskus
  • verottaja
  • muu eläke- ja vakuutuslaitos.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Kyllä. Siirrot EU/ETA alueen ulkopuolisiin maihin mahdollistetaan tietosuoja-asetuksen mukaisten siirtomekanismien avulla.

Mikä on henkilötietojen säilytysaika ja mihin se perustuu?

Veritaksella on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi työeläketurvan toimeenpanossa. Säilytyksessä noudatamme työeläkelakien säännöksiä (TyEL 218 § ja YEL 160 §). Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty eläke- tai kuntoutusasian hoitamiselle.

Määräajat ovat:

  • vakuuttamisen, vakuutusmaksun hoidon, vakuutusmaksun määräämiseen ja (perintään) liittyvät tiedot: vakuutuksen voimassaoloajan ja 10 sen jälkeistä kalenterivuotta, työsuhdetietojen tai palkattomien aikojen selvityspyynnön perusteella annettu neuvontavastaus vastausvuosi ja 10 sen jälkeistä kalenterivuotta, työsuhdetietojen tai palkattomien aikojen selvityspyynnön perusteella annettu päätös päätöksen antovuosi ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • TyEL-vakuutusmaksuvastuun laskeminen: TyEL-vakuutetun elossaoloaika ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- tai vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
  • henkilöasiakkaan verkkopalvelun viestit ja liitteet -palvelun kautta lähetetyt tiedot säilytetään 24 kuukautta
  • chat-palvelutiedot: 1 kuukausi ja seitsemän päivää

Määräaikojen päättymisen jälkeen poistamme tietosi tietojärjestelmistämme.

Onko sinulla oikeus saada tietoa sinua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Henkilötietopyynnöt tehdään ensisijaisesti veritas.fi-sivuston tietopyyntölomakkeella. Tietopyyntö vaatii vahvan tunnistautumisen. 

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Miten henkilötietoja voi oikaista tai poistaa?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi tietopyyntölomakkeemme kautta.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske Veritaksen lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa käsittelemiä tietojen eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksesta sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa.

Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voitko kieltää tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä?

Koska toiminnassamme on kyse lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, olemme velvollisia käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää tai rajoittaa, ellei rajoittamiselle ole selkeitä perusteita.

Onko sinulla oikeus siirtää henkilötietojasi?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiseen järjestelmään ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojesi siirtäminen ei ole mahdollista.

Miten henkilötietojen käsittelystä voi valittaa?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojavaltuutetun toimiston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston päätös sisältää valitusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen. 

Tekeekö Veritas tietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tee.

Mitä henkilötietoja Veritas käsittelee?

Hoitaaksemme lakisääteistä tehtäväämme, meillä on sinusta kahteen henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten, ja
  • vakuuttamisen, vakuutusmaksun hoidon sekä vakuutusmaksun määräämiseen tarvittavat tiedot.

Nämä tiedot sisältävät:

  • perustiedot ja sekä tiedot tunnistamista varten: sukunimi, etunimi, henkilötunnus tai syntymäaika
  • vakuuttamisen ja vakuuttamisen hoidon edellyttämät tiedot, kuten vakuutettujen työntekijöiden työsuhteisiin liittyviä tietoja (työnantaja, palkkatiedot, joissakin tapauksessa myös vakuuttamisvelvollisuuden alkamis- ja päättymispäivät), tiedot vakuutuksen sisältämästä eläketurvasta

Mistä saamme asiasi hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Eläke- tai kuntoutusasiasi hoitamiseksi saamme säännönmukaisesti tietoja:

  • työnantajalta
  • Eläketurvakeskukselta
  • viranomaisrekistereistä
  • Arekin ansaintajärjestelmästä ja tietopalvelusta
  • muilta eläkelaitoksilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • chat-palvelumme tarjoajalta.

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Millaisin turvatoimin suojaamme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.

Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Mistä saat lisätietoa henkilötietojen käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon veritas.fi-verkkosivuillamme.

Kysymyksissä, jotka liittyvät henkilötietopyyntöihin, pyydämme olemaan yhteydessä ensi sijassa tietopyyntölomakkeemme kautta veritas.fi-verkkosivuillamme. 

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse ja suojatun sähköpostin välityksellä.