Veritaksen asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, käsittelyvaiheista sekä niihin liittyvistä tiedoista ja asiakirjoista. Asian vireille panosta tallennetaan vireilletuloajankohta, joka sähköisessä toimituksessa on asiakirjan saapumisen ajankohta ja postitse saapuneissa asiakirjoissa postin päivämääräleima. Muualta saapuneissa hakemuksissa kuten esimerkiksi Kansaneläkelaitoksesta (Kela), saapumisajankohta on Kelan toimittama aikaleima.
Asiakirjasta rekisteröidään myös asian käsittelyyn tarvittavat ja liittyvät tiedot kuten esimerkiksi henkilötiedot ja tulotiedot. Henkilötietojen käsittely on kuvattu Veritaksen tietosuojaselosteessa. Tietojärjestelmissä seurataan asian eri käsittelyvaiheita. Asiakirjat tallentuvat ja säilyvät Veritaksen arkistossa lain edellyttämällä tavalla sekä vaadittavan ajan.
Asiarekistereistä on mahdollista hakea tietoja vakuutusnumeron, y-tunnuksen, henkilötunnuksen tai vakuutuksenottajan/ vakuutetun/ edunsaajan nimen perusteella.
Etuusasioiden asiarekisteri
Asiakirjojen käsittelyssä käsitellään seuraavia tietoja:
- Henkilötiedot
- Henkilön terveystiedot
- Tulotiedot
- Asiakirjatiedot
- Maksatustiedot
Vakuutusasioiden asiarekisteri
Asiakirjojen käsittelyssä käsitellään seuraavia tietoja:
- Yhtiön perustiedot
- Omistajat ja tosiasialliset edunsaajat
- Henkilötiedot
- Tulotiedot
- Asiakirjatiedot
Tietolähteet
Asian käsittelyyn tarvittavat tiedot saadaan:
- Asiakkailta itse, hänen huoltajansa tai edunvalvojansa tai hakijan puolesta hakemuksen tehnyt henkilö
- Ansaintatietojärjestelmästä
- Eläketurvakeskukselta
- Kansaneläkelaitokselta
- Kaupparekisteristä
- Verohallinnosta
- Väestötietojärjestelmästä
- Ulosottoviranomaisilta
- Muilta lakisääteisen sosiaaliturvan toimeenpanijoilta (esim. toiset eläkeyhtiöt tai liikennevakuutusyhtiöt)
- Yhteistyökumppaneilta
Tietojen luovutus
Veritaksen rekisteröimien tietojen luovuttamisesta päättää Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas. Tiedot eivät ole saatavissa avoimen teknisen rajapinnan avulla.