YEL-vakuutettu yrittäjä

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas (0141187-2). Osoitteemme on PL 133, (Lemminkäisenkatu 34), 20101 Turku.

Missä tarkoituksessa käsittelemme tietojasi ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Veritas hoitaa lakisääteistä yrittäjän eläkelain (YEL) mukaista eläketurvaa ja näiden tehtävien yhteydessä henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Ylläpidämme ja käsittelemme tässä tehtävässä henkilötietoja vakuutetuista. 

Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • YEL-vakuuttaminen, vakuuttamisen hoito
  • YEL-vakuutusmaksun määrääminen ja perintä
  • yrittäjien neuvonta
  • suoramarkkinointi tai siihen rinnastettava yhteydenottaminen
  • rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaista asiakkaan tunnistamista sekä pakotteiden toimeenpanoa varten

Lakisääteiseen tehtäväämme kuuluvat toimenpiteet on määritelty tyhjentävästi laissa. Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Käsittelyn oikeusperusteena on Veritakseen rekisterinpitäjänä sovellettava Euroopan unionin oikeus.

Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?

Luovutamme tarvittavat tietosi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen. Näitä tahoja voivat olla mm. eri viranomaiset. Lisäksi käytämme tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä alihankkijoita, joiden toiminnasta vastaamme lain nojalla – vastaavalla tavalla kuin omasta toiminnastamme.

Vakuuttamiseen tai vakuuttamisen hoitamiseksi tietoihin ovat lakisääteisesti oikeutettuja muun muassa:

•    Eläketurvakeskus
•    verohallinto
•    muu eläke- ja vakuutuslaitos

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojani EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Kyllä. Siirrot EU/ETA alueen ulkopuolisiin maihin mahdollistetaan tietosuoja-asetuksen mukaisten siirtomekanismien avulla.

Mikä on henkilötietojen säilytysaika ja mihin se perustuu?

Veritaksella on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi työeläketurvan toimeenpanossa. Säilytyksessä noudatamme työeläkelakien säännöksiä (TyEL 218 § ja YEL 160 §). Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty vakuutusasian hoitamiselle.

Määräajat ovat:

  • vakuuttamisen, vakuutusmaksun hoidon, vakuutusmaksun määräämiseen ja (perintään liittyvät) tiedot: vakuutuksen voimassaoloajan ja 10 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- tai vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
  • chat-palvelutiedot:  1 kuukausi ja seitsemän päivää

Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Veritaksen tietojärjestelmistä.

Onko sinulla oikeus saada tietoa sinua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Pyydämme sinua toimittamaan tietopyyntösi sivustomme tietopyyntölomakkeen kautta. Lomakkeen käyttö vaatii vahvan tunnistautumisen.
Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Miten henkilötietoja voi oikaista tai poistaa?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi tietopyyntölomakkeemme kautta.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske Veritaksen lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa käsittelemiä tietojen eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksesta sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa.

Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voitko kieltää tai vastustaa henkilötietojeni käsittelyä?

Koska toiminnassamme on kyse lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, olemme velvollisia käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää tai rajoittaa, ellei rajoittamiselle ole selkeitä perusteita.

Voitko vastustaa suoramarkkinointia?

Kyllä.  Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa. Voit rajoittaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointitoimiin lisäämällä itsesi estolistalle saamasi viestin linkin avulla. Voit myös pyytää itsesi lisäämistä estolistalle tietopyyntölomakkeemme kautta veritas.fi-verkkosivuilla.

Onko sinulla oikeus siirtää henkilötietojasi?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiseen järjestelmään ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojesi siirtäminen ei ole mahdollista.

Miten henkilötietojen käsittelystä voi valittaa?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojavaltuutetun toimiston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun päätös sisältää valitusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen. 

Tekeekö Veritas tietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tee.

Mitä henkilötietoja Veritas käsittelee?

Hoitaaksemme lakisääteistä tehtäväämme, meillä on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten sekä verkkopalvelujen käyttöyhteystiedot.

Nämä tiedot sisältävät:

  • perustiedot ja sekä tiedot yhteydenpitoa ja tunnistamista varten: nimi, henkilötunnus, Y-tunnus, yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, asuinmaa, puhelinnumero, sähköpostisoite)
  • verkkopalvelujen käyttöyhteystiedot
  • vakuutusasian hoitamista edellyttämät tiedot, kuten asiointikieli, yrittäjän vakuutustiedot, verotiedot, vakuutusasiakirjat, vakuutussopimuksen alkamispäivä ja päättymispäivä, vastuun alkamispäivä, työtulotiedot, vakuutusmaksuprosentti ja valtuutus vakuutusasioiden hoitoon
  • vakuutusmaksun määräämiseen ja perintään liittyvät tiedot, kuten maksuyhteystiedot, verkkolaskutiedot, tieto vakuutusmaksujen maksajasta, vakuutuksen veloitustiedot, vakuutuksen laskutus- ja perintätiedot, vakuutusmaksun tilitystiedot.

Mistä saamme asiasi hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Eläke- ja kuntoutusasiasi hoitamiseksi saamme säännönmukaisesti tietoja:

  • vakuutuksenottajalta
  • vakuutushakemukselta
  • Eläketurvakeskukselta
  • väestötietojärjestelmästä
  • viranomaisrekistereistä
  • Arekin ansaintajärjestelmästä ja tietopalvelusta
  • pankeilta
  • muilta eläkelaitoksilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • Kelalta
  • Suomen Asiakastieto Oy:ltä
  • chat-palvelumme tarjoajalta.

Tämän lisäksi saamme tietoja satunnaisesti:

  • verohallinnolta
  • kaupparekisteristä

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Millaisin turvatoimin suojaamme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.
Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Mistä saan lisätietoa henkilötietojen käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon veritas.fi-verkkosivuillamme.

Kysymyksissä, jotka liittyvät henkilötietopyyntöihin, pyydämme olemaan yhteydessä ensi sijassa tietopyyntölomakkeemme kautta veritas.fi-verkkosivuillamme. 

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse ja suojatun sähköpostin välityksellä.