Lahjonnan vastaiset periaatteet

1. Tausta ja tarkoitus

Nämä ovat Veritaksen lahjonnan vastaiset periaatteet ja näiden tarkoituksena on auttaa tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään lahjonta. Näiden tarkoituksena on varmistaa yhteiset pelisäännöt tilanteissa, joihin saattaa liittyä lahjontaa. Näin pyritään ennaltaehkäisemään tällaisia eettisesti vaikeastikin arvioitavissa olevia tilanteita.

Veritaksen toimintaa ohjaavat mm. arvomme ja eettiset toimintaohjeemme, joita koko organisaation tulee noudattaa kaikissa toimissaan. Lahjonnan vastaiset periaatteet koskevat kaikkia Veritaksen työntekijöitä, hallitusta, toimitusjohtajaa ja muuta ylintä johtoa sekä kaikkia tilanteita, joissa henkilö toimii Veritaksen edustajana. Lahjonnan vastaiset ohjeet ovat osa Veritaksen eettisiä toimintaohjeita.

Compliance Officer vastaa näiden ohjeiden ajantasaisuudesta.

2. Lahjonta ja lahjonnan estäminen

Lahjontaa on minkä tahansa lahjan, lainan, maksun, palkkion tai edun tarjoaminen tai vastaanottaminen, jos sen tarkoituksena on saada aikaan epärehellinen tai laiton teko tai luottamuksen rikkominen Veritaksen toiminnassa. Se kattaa aseman väärinkäytön tai Veritaksen nimissä toimivan työntekijän tai kolmannen osapuolen suorittaman luottamuksen pettämisen tai laittoman teon.

Veritas ei hyväksy suoraa eikä epäsuoraa lahjontaa missään muodossa. Lahjonta ja lahjuksen vastaanottaminen on rikos, josta voidaan sen vakavuuden mukaan tuomita sakkoja tai enimmillään neljä vuotta vankeutta. Veritas edellyttää liike- ja yhteistyökumppaniensa sitoutuvan noudattamaan kaikkia voimassa olevia lakeja ja määräyksiä.

Tilanteisiin, jotka voivat aiheuttaa ristiriitaa Veritaksen työntekijän henkilökohtaisen edun ja yhtiön tai esimerkiksi asiakasyhtiön tai palveluntuottajan edun välille, tulee suhtautua erityisellä varovaisuudella. Luotettavuutemme ja uskottavuutemme vastuullisena eläkevakuuttajana, julkisen vallan käyttäjänä ja yhteisen eläkevarallisuuden vartijana, edellyttää meiltä erityistä herkkyyttä paitsi lain- ja sääntelynmukaisuuden myös vastuullisen toiminnan ja eettisyyden osalta.

3. Lahjat ja vieraanvaraisuus

3.1. Lahjojen ja vieraanvaraisuuden antamisen ja vastaanottamisen yleiset periaatteet

Tässä linjattuja pelisääntöjä noudatetaan, kun kyse on vieraanvaraisuuden tai lahjojen antamisesta tai vastaanottamisesta.

Kilpailutustilanteen tai sopimusneuvottelutilanteen aikana ei saa antaa tai vastaanottaa tavanomaisesta poikkeavia tai vähämerkityksellistä suurempia lahjoja tai vieraanvaraisuutta.

Lahjaa tai etuutta tarjottaessa/annettaessa on aina huomioitava Veritaksen yrityskuva ja sen mahdollinen vaikutus maineellemme.

Yksittäiselle asiakkaalle suunnatuissa lahjoissa ja eduissa on syytä käyttää erityistä varovaisuutta.
Valtion viranomaisilla on omat ohjeet vieraanvaraisuuden vastaanottamisesta, jotka on huomioitava ko. tahojen kanssa käytävässä yhteistyössä. Viranomaisille tarjottavassa vieraanvaraisuudessa tulee huomioida se, että tarjottu etuus noudattaa heille annettuja ohjeita.

Virkamiesten lahjonta tai vastaavassa asemassa olevien henkilöiden ja kansanedustajien lahjonta on rikos.

3.2. Lahjat

Lahjalla tarkoitetaan rahaa, tavaroita, palveluja tai lainoja, jotka annetaan näkyvänä ystävyyden tai arvostuksen osoituksena.

Mikäli henkilökohtaisen lahjan arvo ylittää 150 euroa, on sen antamisesta tai vastaanottamisesta aina sovittava esihenkilön kanssa. Tarvittaessa arviointia voidaan tehdä yhdessä esihenkilön, sektorijohtajan ja/tai Compliance-toiminnon kanssa, ja harkinnan mukaan myös alle 150 euron lahjojen osalta. Käytännössä esihenkilö voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen lahjan antamisesta tai vastaanottamisesta esim. sähköpostitse. Toimitusjohtaja tekee vastaavan arvion hallituksen puheenjohtajan kanssa.

Kun vastaanotetun lahjan tai edun arvo ylittää 150 euron rajan, on asiasta raportoitava sektorijohtajalle ja Compliance-toiminnolle. Toimitusjohtaja raportoi euromäärän ylittävistä lahjoista hallituksen puheenjohtajalle ja Compliance-toiminnolle. Ilmoituksista ylläpidetään Compliance-toiminnossa lahjarekisteriä.

3.3. Vieraanvaraisuus

Veritaslainen voi osallistua edustustilaisuuksiin, joissa pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, nykyisten liikesuhteiden säilyttämiseen tai parantamiseen tai muutoin toiminnan parantamiseen.

Vieraanvaraisuuden määritelmään sisällytetään viihdetilaisuudet, ateriat, vastaanotot, liput tai osallistuminen viihde-, seurapiiri- tai urheilutilaisuuksiin, jos näitä tarjotaan tai otetaan vastaan liikesuhteen osana. Tällaiseen edustustilaisuuteen on oltava hyväksyttävä ja asiallinen peruste ja siihen liittyvä vieraanvaraisuus on oltava vastikkeetonta.

Mikäli Veritaksen työntekijä osallistuu edustustilaisuuteen, jonka arvo ylittää 150 euron rajan, on esihenkilön hyväksyttävä asia ennen vieraanvaraisuuden vastaanottamista. Esihenkilö voi hyväksyä tilaisuuteen osallistumisen jälkikäteenkin, jos osallistuja esimerkiksi huomaa tapahtumassa tai tilaisuudessa, että euroraja saattaakin ylittyä. Toimitusjohtajan osalta vastaavan hyväksynnän suorittaa hallituksen puheenjohtaja ja myös toimitusjohtaja voi harkinnan mukaan tarvittaessa tehdä ilmoituksen hallituksen puheenjohtajalle jälkikäteen.

Mikäli tilaisuuteen liittyy vastaanotettua vieraanvaraisuutta, jonka arvo ylittää 150 euron rajan, on aina tehtävä arvio periaatteidemme mukaisesti ja ilmoitettava vastaanotetusta tai annetusta vieraanvaraisuudesta lahjarekisteriin.

Esimerkkejä

Kokousosallistuminen, matkat

Veritaksen normaaliin toimintaan kuuluu edustaminen ja isännyys erilaisissa mm. alan toimintaan liittyvissä, ohjelmaltaan vastuullisissa kokouksissa, koulutus- ja yhteistyötapahtumissa. Nämä tilanteet ovat normaaleja työmatkoja. Tällöin matka- ja majoituskuluista vastaa Veritas. Jos tilaisuuden järjestää taho, jonka rahoitukseen Veritas osallistuu (mm. Tela, FA, ETK), voi myös tilaisuuden järjestäjä kantaa nämä kustannukset.

Musiikki-, kulttuuri- ja viihdetapahtumat

Mikäli Veritaslaiselle tarjottu tilaisuus on kytketty esimerkiksi musiikki- tai urheilutapahtumaan ja sitä isännöi yhteistyökumppani tai asiakas, tulee tällainen normaaliin yritysten väliseen kanssakäymiseen liittyvän tilaisuuden olla Veritaksen eettisten toimintaperiaatteiden mukainen. Arvioinnissa on erityisesti rahallisen arvon kohtuutta arvioitaessa huomioitava edellä esitetyt lahjoja ja vieraanvaraisuutta koskevat periaatteet. Jos ristiriitaa ei ole, voi veritaslainen osallistua tilaisuuteen ja käyttää saamansa lipun ja vastaanottaa tarjoilun. Nämä periaatteet koskevat myös tilannetta, jossa Veritas on isäntänä. Tällöinkin erityistä harkintaa on käytettävä silloin, kun isännöidään yhtä asiakasta.

3.4. Sallitut lahjat ja vieraanvaraisuus

Hyväksyttäviä ovat lahjat ja vieraanvaraisuus, kun ne täyttävät seuraavat kriteerit:

  • ne eivät aseta vastaanottajalle mitään velvoitetta tai odotuksia
  • lahja tai vieraanvaraisuus on tarjottu avoimesti, osoituksena arvostuksesta tai aidosta liiketoimintatarkoituksesta
  • niiden vastaanottaminen täyttää julkisen tarkastelun ja se on kaikkien Veritaksen asianosaisten hyväksyttävissä
  • vastaanottamisella ei ole tai ei arvioida olevan negatiivista vaikutusta Veritaksen maineelle
  • ne ovat laillisia ja hyvän tavan mukaisia
  • lahjan tai vieraanvaraisuuden antaminen ja saaminen on epäsäännöllistä antajan ja saajan välillä (pl joulutervehdykset)
  • lahjan tai vieraanvaraisuuden vastaanottaminen ei ole ristiriidassa eettisten toimintaperiaatteidemme kanssa
  • lahjan tai vieraanvaraisuuden rahallinen arvo noudattaa näitä toimintaperiaatteita.

4. Hyväntekeväisyys, sponsorointi ja poliittinen toiminta

4.1. Hyväntekeväisyys

Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen ovat maksuja, jotka edistävät yhteiskunnan etua hyvän asian puolesta. Näitä ovat mm. hyväntekeväisyyskohteet, koulutus ja kasvatus, sekä yleishyödylliset kohteet. Lahjoitukset annetaan ilman ehtoja, vastikkeetta ja ilman odotuksia hyödystä omalle toiminnalle.

Lahjoitukset yksityisille henkilöille eivät ole sallittuja.

4.2. Sponsorointi

Sponsorointi on liiketoimi, jossa suoritetaan maksu joko rahana tai tavarana. Vastikkeena yritys saa nimensä näkyviin tiettyyn aktiviteettiin tai järjestöön, sekä sponsorimaksun katteeksi etuja, kuten mainontaa tapahtumissa tai julkaisuissa.

Sponsorointi on osa normaalia liiketoimintaa. On kuitenkin varottava, ettei sponsorointiin ryhdytä silloin, kun sen voidaan epäillä vaikuttavan esim. meneillään olevaan tarjouskilpailuun. On myös varmistettava, ettei sponsorointi aiheuta eturistiriitaa, joka vaikuttaisi johonkin liiketoimintaan.

Yhteistyömme perustuu strategisiin tavoitteisiimme ja oikeiden kohderyhmien tavoittamiseen. Keskitymme pitkäkestoisiin yhteistyösopimuksiin ja teemme aina kirjallisen sopimuksen yhteistyötahon kanssa.

Yhteistyömme kriteerit:

  • Kohteen toiminnan on oltava lakien ja hyvien liiketoimintaperiaatteiden mukaista.
  • Kohteen on oltava Veritaksen strategian ja brändin mukainen.
  • Kohteen on tavoitettava Veritaksen keskeisiä kohderyhmiä.
  • Yhteistyö tuottaa laajempaa hyötyä Veritaksen toiminnalle.
  • Yhteistyön tuomaa näkyvyyttä voidaan mitata.
  • Yhteistyömme on muutakin, kuin pelkkä logonäkyvyys.

Veritaksen yhtiökokous on perinteisesti antanut vuosittain hallitukselle pienehkön euromäärän käytettäväksi yleishyödyllisiin tarkoituksiin. Lahjoituksista ja sponsoroinnista päättää toimitusjohtaja hallituksen antaman valtuutuksen mukaan.

Toimitusjohtaja raportoi kaikista lahjoituksista ja sponsoroinneista hallitukselle vuosittain. Hallitus päättää kaikista yli 10 000 euron lahjoituksista ja sponsoroinneista.

Markkinointiin liittyvässä urheilu- kulttuuri- tms. sponsoroinnissa Veritas toimii neutraalisti ja vastuullisesti.
Veritaksen henkilökunnan tai heidän perheenjäsentensä harrastustoimintaa emme tue rahallisesti. Pienempiä arpajaislahjoja voimme kuitenkin antaa esim. urheiluseurojen käyttöön.

4.3. Poliittinen toiminta

Veritas ei osallistu poliittiseen toimintaan.

5. Vastuut

5.1. Veritaksen hallitus

Veritaksen hallitus on hyväksynyt nämä lahjonnan vastaiset periaatteet ja hallituksella on kokonaisvastuu periaatteiden noudattamisesta Veritaksessa.

5.2. Toimitusjohtaja

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että nämä periaatteet ovat osa yrityksen arkea selkein linjauksin ohjattuna.

5.3. Johtoryhmä

Johtoryhmä vastaa näiden periaatteiden noudattamisesta omalla vastuualueellaan ja omalla esimerkillään tukee näiden periaatteiden noudattamista.

5.4. Esihenkilöt

Lahjonnan vastaiset periaatteet käydään läpi esihenkilöiden kanssa. Esihenkilöt vastaavat periaatteiden läpikäynnistä sektoreittain / osastoittain. Periaatteet ovat osa veritaslaisten perehdyttämisohjelmaa. Periaatteista myös viestitään tehokkaasti sisäisesti.

5.5. Veritaksen työntekijät

Jokainen veritaslainen vastaa omalta osaltaan näiden periaatteiden noudattamisesta.

6. Raportointi

6.1. Ohjeiden ja lainsäädännön vastaisesta toiminnasta raportoiminen

Näiden ohjeiden tai lainsäädännön vastainen toiminta selvitetään aina esihenkilön toimesta.

Tarvittaessa asioiden selvittelyssä ovat mukana henkilöstöjohtaja ja lakiasiainjohtaja. Mikäli on epäselvää, onko menettely näiden periaatteiden tai sääntelyn vastaista, työntekijän tulee kysyä neuvoa esihenkilöltään tai vaihtoehtoisesti lakiasiainjohtajalta.

Lahjonta ja lahjuksen vastaanottaminen on rikos. Lahjonnan vastaisten säännösten rikkomuksista tulee tehdä väärinkäytösilmoitus.

Väärinkäytösilmoitukset käsitellään ja raportoidaan väärinkäytösilmoituksia koskevan prosessin mukaisesti.

6.2. Lahjarekisteri

Compliance-toiminto ylläpitää lahjarekisteriä. Jokainen veritaslainen on velvollinen ilmoittamaan lahjarekisteriin antamansa tai vastaanottamansa lahjan, edun tai vieraanvaraisuuden, jos lahjan arvo tai vieraanvaraisuuden arvo ylittää 150 €.

6.3. Compliance toiminnon raportointi

Compliance-toiminto raportoi lahjonnan vastaisten säännösten rikkomuksista hallitukselle viivytyksettä.

7. Koulutus ja neuvonta

Kaikki uudet veritaslaiset perehdytetään yhtiön ohjeisiin ja toimintaperiaatteisiin. Lahjonnan vastaiset periaatteet koulutetaan kaikille veritaslaisille säännöllisesti osana compliance verkkokurssia.

Hallituksen hyväksymät ohjeet ovat kaikkien saatavilla Veritaksen intrassa.

Lähiesihenkilöt ja vastuulliset asiantuntijat ohjaavat ja kouluttavat sekä vastaavat säännösten noudattamisesta päivittäisessä työssä. Koulutusvastuu ohjeista on linjoissa esihenkilöillä ja compliance -vastaavilla.

Compliance-toiminto ohjeistaa ja neuvoo näiden ohjeiden soveltamisessa.

8. Liikekumppanit

Yhteiset arvomme toimivat keskeisenä oppaana vastuullisuuden valinnoissa. Liikekumppaneiden valinnassa ja sopimuksissa, myös asiakkaiden kanssa, huomioidaan lahjonnanvastaiset toimintaperiaatteemme.

9. Muutos- ja hyväksyntähistoria

Veritaksen hallitus hyväksyy nämä periaatteet vuosittain.