Lahjonnan vastaiset periaatteet

Hyväksytty hallituksessa 20.4.2018, 17.9.2019 ja 15.9.2020.

1. Tausta ja tarkoitus

Nämä ovat Veritaksen lahjonnan vastaiset periaatteet ja näiden tarkoituksena on auttaa tunnistamaan lahjonta. Näiden tarkoituksena on varmistaa yhteiset pelisäännöt tilanteissa, joihin saattaa liittyä lahjontaa. Näin pyritään ennalta ehkäisemään tällaisia eettisesti vaikeastikin arvioitavissa olevia tilanteita.

Veritas edellyttää liike- ja yhteistyökumppaniensa sitoutuvan noudattamaan kaikkia voimassa olevia lakeja ja määräyksiä.

Tilanteisiin, jotka voivat aiheuttaa ristiriitaa Veritaksen työntekijän henkilökohtaisen edun ja yhtiön tai esimerkiksi asiakasyhtiön tai palveluntuottajan edun välille, tulee suhtautua erityisellä varovaisuudella. Luotettavuutemme ja uskottavuutemme vastuullisena eläkevakuuttajana, julkisen vallan käyttäjänä ja yhteisen eläkevarallisuuden vartijana, edellyttää meiltä erityistä herkkyyttä paitsi lain- ja vaatimustenmukaisuuden myös vastuullisen toiminnan ja eettisyyden osalta.

Ohjeistus koskee kaikkia Veritaksen työntekijöitä ja kaikkia tilanteita. Lahjonnan vastaiset periaatteet ovat osa Veritaksen eettisiä toimintaohjeita.

Veritaksen toimintaa ohjaavat arvomme ja eettiset toimintaohjeemme, joita kaikkien työntekijöidemme tulee noudattaa kaikissa toimissaan.

2. Lahjonnan vastaiset periaatteet

Lahjat ja vieraanvaraisuus

Näillä linjauksilla sovitaan pelisäännöistä tavanomaiseen liiketoimintaan kuuluvasta vieraanvaraisuudesta tai lahjojen antamisesta/vastaanottamisesta, olipa Veritaksen palveluksessa oleva sitten vieraana tai isäntänä tilaisuudessa.

Lahjalla tarkoitetaan rahaa, tavaroita, palveluja tai lainoja, jotka annetaan näkyvänä ystävyyden tai arvostuksen osoituksena.

Vieraanvaraisuuden määritelmään sisällytetään viihdetilaisuudet, ateriat, vastaanotot, liput tai osallistuminen viihde-, seurapiiri- tai urheilutilaisuuksiin, jos näitä tarjotaan tai otetaan vastaan liikesuhteen osana.

Tavanomaiset kohtuulliset lahjat ilman vastavelvoitetta ovat osa liiketoimintaa ja kanssakäymistä asiakkaiden ja kumppanien kanssa.

Hyväksyttäviä ovat lahjat ja vieraanvaraisuus, kun ne täyttävät seuraavat kriteerit:

  • ne eivät aseta vastaanottajalle mitään velvoitetta tai odotuksia
  • lahja tai vieraanvaraisuus on tarjottu avoimesti, osoituksena arvostuksesta tai aidosta liiketoimintatarkoituksesta
  • niiden vastaanottaminen täyttää julkisen tarkastelun ja se on kaikkien Veritaksen asianosaisten hyväksyttävissä
  • lahjan antaminen ja saaminen on epäsäännöllistä antajan ja saajan välillä (pl joulutervehdykset)
  • lahjan tai vieraanvaraisuuden vastaanottaminen ei ole ristiriidassa eettisten ohjeidemme kanssa
  • lahjan tai vieraanvaraisuuden rahallinen arvo ei ylitä ohjeen mukaista ohjaavaa arvoa

Veritaksessa pidetään ohjaavana 150 euron rahallista arvoa.

Mikäli henkilökohtainen lahja tai tarjottu/annettu etuus ylittää tämän, on siitä keskusteltava esimiehen kanssa ennen vastaanottamista tai luovutusta. Tarvittaessa arviointia voidaan tehdä yhdessä esimiehen, sektorijohtajan ja/tai compliance officerin kanssa. Käytännössä esimies voi hyväksyä/hylätä ehdotuksen esim. sähköpostitse, joka liitetään ao. tilaisuuden laskuun. Kun lahjan tai edun arvo ylittää 150 euron rajan, on asiasta raportoitava linjasta vastaavalle johtajalle ja compliance officerille. Näistä ilmoituksista ylläpidetään compliance -toiminnossa rekisteriä.

Lahjaa tai etuutta tarjottaessa/annettaessa on aina huomioitava Veritaksen yrityskuva ja sen mahdollinen vaikutus maineellemme.

Yhdelle asiakkaalle suunnatuissa lahjoissa ja eduissa on syytä käyttää erityistä varovaisuutta.

Viranomaisten kanssa käytävässä yhteistyössä on tarjoiluissa jne. huomioitava kyseisen tahon sisäiset linjaukset näissä kysymyksissä.

Valtion viranomaisilla on omat ohjeet vieraanvaraisuuden vastaanottamisesta. Viranomaisille tarjottavassa vieraanvaraisuudessa tulee huomioida se, että tarjottu etuus noudattaa heille annettuja ohjeita. Virkamiesten lahjonta tai vastaavassa asemassa olevien henkilöiden ja kansanedustajien lahjonta on rikos.

Lahjonta ja lahjonnan estäminen

Lahjontaa on minkä tahansa lahjan, lainan, maksun, palkkion tai edun tarjoaminen tai vastaanottaminen, jos sen tarkoituksena on saada aikaan epärehellinen tai laiton teko tai luottamuksen rikkominen Veritaksen toiminnassa. Se kattaa aseman väärinkäytön tai Veritaksen nimissä toimivan työntekijän tai kolmannen osapuolen suorittaman luottamuksen pettämisen tai laittoman teon.

Veritas ei hyväksy suoraa eikä epäsuoraa lahjontaa missään muodossa.

Lahjonta ja lahjuksen vastaanottaminen on rikos, josta voidaan sen vakavuuden mukaan tuomita sakkoja tai enimmillään neljä vuotta vankeutta.

Kokousosallistuminen

Veritaksen normaaliin toimintaan kuuluu edustaminen ja isännyys erilaisissa mm. alan toimintaan liittyvissä, ohjelmaltaan vastuullisissa kokouksissa, koulutus- ja yhteistyötapahtumissa. Nämä tilanteet ovat normaaleja työmatkoja. Tällöin matka- ja majoituskulut suorittaa Veritas. Jos tilaisuuden järjestää taho, jonka rahoitukseen Veritas osallistuu (mm. Tela, FA, ETK), voi myös tilaisuuden järjestäjä kantaa nämä kustannukset.

Musiikki-, kulttuuri- ja viihdetapahtumat

Mikäli Veritaslaiselle tarjottu tilaisuus on kytketty esimerkiksi musiikki- tai urheilutapahtumaan ja sitä isännöi yhteistyökumppani tai asiakas, tulee tällainen normaaliin yritysten väliseen kanssakäymiseen liittyvän tilaisuuden olla Veritaksen eettisten linjausten mukainen. Arvioinnissa on erityisesti rahallisen arvon kohtuutta arvioitaessa huomioitava edellä esitetyt lahjoja ja vieraanvaraisuutta koskevat periaatteet. Tällöin veritaslainen voi osallistua tilaisuuteen ja käyttää saamansa lipun ja vastaanottaa tarjoilun. Nämä periaatteet koskevat myös tilannetta, jossa Veritas on isäntänä. Tällöinkin erityistä harkintaa on käytettävä silloin, kun isännöidään yhtä asiakasta.

Myös majoitus-, matkustuskulujen jne. osalta on noudatettava kohtuullisuutta. Tällöin on aina arvioitava, mikä on meidän toimialamme ja arkityömme näkökulmasta kohtuullinen majoitus-/matkustustaso. Kulujen tulee olla julkisestikin perusteltavissa myös työeläkevarojen vastuullisen käytön näkökulmasta.

Viihde- ja kulttuuritapahtumiin kytketyt tilaisuudet ilmoitetaan compliance-toiminnossa ylläpidettävään lahjarekisteriin, mikäli alaraja 150 € ylittyy.

Edustusmatkat

Edustusmatkalla tarkoitetaan matkaa, joka perustuu kutsuun ja jossa kutsuja vastaa suurelta osin matkan ohjemaan ja tarjoiluun liittyvistä kustannuksista.

Veritaslaista koskevan edustusmatkan tarpeellisuuden ja osallistumisen hyväksyy esimies. Kaikkien ulkomaanmatkojen osalta hyväksynnän suorittaa sektorijohtaja. Veritas maksaa työntekijän matkat ja mahdolliset majoituskustannukset. Tällaisissa matkoissa on asiaohjelmaa oltava vähintään 60 prosenttia edustusmatkan ohjelmasta.

Edustusmatkasta aiheutuneita menoja käsitellään Verohallinnon ohjeiden mukaisesti (www.vero.fi Edustusmenot tuloverotuksessa).

Edustusmatkoja ei ilmoiteta compliance-toiminnossa ylläpidettävään lahjarekisteriin.

3. Hyväntekeväisyys, sponsorointi ja poliittinen toiminta

Hyväntekeväisyys

Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen ovat maksuja, jotka edistävät yhteiskunnan etua hyvän asian puolesta. Näitä ovat mm. hyväntekeväisyyskohteet, koulutus ja kasvatus, yleishyödylliset kohteet. Lahjoitukset annetaan ilman ehtoja tai odotuksia hyödystä omalle toiminnalle.

Lahjoituksia yksityisille henkilöille tulee välttää. Jos niihin päädytään, on yrityksen johdon hyväksyttävä ne ja valvottava maksuja.

Sponsorointi

Sponsorointi on liiketoimi, jossa suoritetaan maksu joko rahana tai tavarana. Vastikkeena yritys saa nimensä näkyviin tiettyyn aktiviteettiin tai järjestöön, sekä sponsorimaksun katteeksi etuja, kuten mainontaa tapahtumissa tai julkaisuissa.

Sponsorointi on osa normaalia liiketoimintaa. On kuitenkin varottava, ettei sponsorointiin ryhdytä silloin, kun sen voidaan epäillä vaikuttavan meneillään olevaan tarjouskilpailuun. On myös varmistettava, ettei lahjoitus hyväntekeväisyyteen tai sponsorointi aiheuta eturistiriitaa, joka vaikuttaisi johonkin liiketoimintaan.

Yhteistyömme perustuu strategisiin tavoitteisiimme ja oikeiden kohderyhmien tavoittamiseen. Keskitymme pitkäkestoisiin yhteistyösopimuksiin ja teemme aina kirjallisen sopimuksen yhteistyötahon kanssa.

Yhteistyömme kriteerit:

  • Kohteen toiminnan on oltava lakien ja hyvin liiketoimintaperiaatteiden mukaista.
  • Kohteen on oltava Veritaksen strategian ja brändin mukainen.
  • Kohteen on tavoitettava Veritaksen keskeisiä kohderyhmiä.
  • Yhteistyö tuottaa laajempaa hyötyä Veritaksen toiminnalle.
  • Yhteistyön tuomaa näkyvyyttä voidaan mitata.
  • Yhteistyömme on muutakin, kuin pelkkä logonäkyvyys.

Veritaksen yhtiökokous on perinteisesti antanut vuosittain hallitukselle pienehkön euromäärän käytettäväksi yleishyödyllisiin tarkoituksiin. Lahjoituksista ja sponsoroinnista päättää toimitusjohtaja.

Yli 10 000 € lahjoituksista ja sponsoroinneista raportoidaan hallitukselle vuosittain.

Markkinointiin liittyvässä urheilu- kulttuuri- tms. sponsoroinnissa Veritas toimii neutraalisti ja vastuullisesti.
Veritaksen henkilökunnan tai heidän perheenjäsentensä harrastustoimintaa emme tue rahallisesti. Pienempiä arpajaislahjoja voimme kuitenkin antaa esim. urheiluseurojen käyttöön.

Poliittiseen toimintaan Veritas ei osallistu.

4. Vastuut

Veritaksen hallitus on hyväksynyt nämä lahjonnan vastaiset periaatteet ja hallituksella on kokonaisvastuu periaatteiden noudattamisesta Veritaksessa.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että nämä periaatteet ovat osa yrityksen arkea selkein linjauksin ohjattuna. Ylin johto omalla esimerkillään tukee näiden periaatteiden noudattamista.

Jokainen veritaslainen vastaa omalta osaltaan näiden periaatteiden noudattamisesta.

Lahjonnan vastaiset periaatteet käydään läpi esimiesten kanssa. Esimiehet vastaavat periaatteiden läpikäynnistä sektoreittain. Periaatteet ovat osa veritaslaisten perehdyttämisohjelmaa. Periaatteista myös viestitään tehokkaasti sisäisesti.

Compliance officer vastaa ohjeiden ajantasaisuudesta.

5. Ohjeiden ja lainsäädännön vastaisesta toiminnasta raportoiminen

Näiden ohjeiden tai lainsäädännön vastainen toiminta selvitetään aina esimiehen toimesta. Tarvittaessa asioiden selvittelyssä ovat mukana henkilöstöjohtaja ja lakiasianjohtaja. Mikäli on epäselvää, onko menettely näiden periaatteiden tai sääntelyn vastaista, työntekijän tulee kysyä neuvoa esimieheltään tai vaihtoehtoisesti lakiasiainjohtajalta.

Ohjeiden vastaisesta toiminnasta tulee tehdä compliance-ilmoitus.

Lahjonnan vastaisten säännösten rikkomuksista tulee tehdä väärinkäytösilmoitus. Tapaukset käsitellään luottamuksellisesti, ja ilmoituksen pohjalta ryhdytään toimenpiteisiin. Selvittelyssä on mukana lakiasianjohtaja ja tarvittaessa henkilöstöjohtaja.

Väärinkäytösilmoitukset käsitellään ja raportoidaan väärinkäytösilmoituksia koskevan prosessin mukaisesti.

6. Koulutus ja neuvonta

Lähiesimiehet ja vastuulliset asiantuntijat ohjaavat ja kouluttavat sekä vastaavat säännösten noudattamisesta päivittäisessä työssä. Koulutusvastuu ohjeista on linjoissa esimiehillä ja compliance -vastaavilla.

7. Liikekumppanit

Yhteiset arvomme toimivat keskeisenä oppaana vastuullisuuden valinnoissa. Liikekumppaneiden valinnassa ja sopimuksissa, myös asiakkaiden kanssa, huomioidaan lahjonnanvastaiset toimintaperiaatteemme.