Eettiset toimintaperiaatteet

1. Johdanto

Lakisääteinen työeläkevakuutus on tarkoin säädelty ja valvottu toimiala. Veritaksen toiminnassa noudatetaan kansallisen ja kansainvälisen tason lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä sekä Veritaksen sisäisiä ohjeita ja toimintaperiaatteita.

Näissä eettisissä toimintaperiaatteissa on määritelty Veritaksen tapa toimia säädösten ja arvojemme mukaisesti. Eettisten toimintaperiaatteiden tarkoitus on tarjota veritaslaisille selkeät suuntaviivat ja odotukset heidän toiminnalleen sekä toimia ohjekirjana mahdollisissa ristiriitatilanteissa. Lisäksi eettiset toimintaperiaatteet lisäävät läpinäkyvyyttä Veritaksen toiminnasta.

Veritaksen muut sisäiset toimintaperiaatteet, ohjeet ja muut linjaukset täydentävät ja konkretisoivat näitä toimintaperiaatteita ja ohjaavat henkilökuntaamme toimimaan oikein. Jokaisen veritaslaisen tulee noudattaa näitä periaatteita työssään.

Poliittiseen toimintaan Veritas ei osallistu.

Eettiset toimintaperiaatteet on hyväksytty Veritaksen hallituksessa 22.1.2019. Eettiset toimintaperiaatteet päivitetään ja hyväksytetään hallituksessa vuosittain. Nämä ohjeet on päivitetty viimeksi 19.9.2023.

Veritas strategiakuva, visio, missio ja arvot

2. Toimimme vastuullisesti

Veritaksessa vastuullisuus on mukana kaikessa, mitä teemme. Eettiset toimintaperiaatteet tukevat Veritaksen vastuullisuustyötä, joka rakentuu neljän painopistealueen varaan.

Asiakkaat ja edunsaajat on tärkein sidosryhmämme ja koko olemassaolomme perusta. Henkilökohtainen palvelu ja hyvä tavoitettavuus ovat asiakaspalvelumme peruselementtejä. Ne mahdollistavat yksilöllisen ja laadukkaan neuvonnan kaikissa työeläkevakuuttamiseen liittyvissä asioissa.

Vastuullinen sijoittaminen. Tehtävänämme on sijoittaa eläkevarat tuottavasti ja turvaavasti. Otamme sijoituspäätöksiä tehdessämme huomioon taloudellisten näkökohtien lisäksi myös ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen ja hyvään hallintoon liittyvät näkökulmat. Vastuullista sijoittamista ohjaavat vastuullisen sijoittamisen periaatteemme.

Hyvä hallinto. Eläkeyhtiönä hoidamme tärkeää yhteiskunnallista tehtävää, jota säätelevät lait ja asetukset. Sen vuoksi on tärkeää, että toimintamme on läpinäkyvää ja tehtävämme mukaista. Lainsäädännön lisäksi pidämme yllä kattavia sisäisiä toimintaohjeita. Ohjeistuksella ja siihen liittyvällä henkilöstön koulutuksella varmistamme, että kaikki työntekijämme noudattavat yhteisiä pelisääntöjä.

Vastuullinen työnantaja. Veritaksessa vastuullisen työpaikan peruselementtejä ovat yhteistyö, uudistuminen, rehellisyys, läpinäkyvyys sekä joustavuus ja reilu kohtelu. Teemme kaikkemme hyvän työntekijäkokemuksen eteen. Hyvän työntekijäkokemuksen rakennuspalikoita meillä ovat merkityksellinen työ, työntekijöiden laaja osallistaminen ja vaikutusmahdollisuudet, oikeudenmukainen ja tasavertainen kohtelu, avoin ja vuorovaikutuksellinen viestintäkulttuuri sekä kaiken perustana hyvä johtaminen.

Olemme määrittäneet painopistealueiden alle vastuullisuustavoitteemme, joiden toteutumista seuraamme mittareiden avulla. Lisätietoa vastuullisuudesta löytyy kotisivuiltamme.

Yritysvastuu Veritaksessa

3. Noudatamme liiketoimissamme hyvää vakuutustapaa

Yhtiön ja vakuutuksenottajien välisissä liiketoimissa ja sopimussuhteissa Veritas noudattaa lakia ja yhtiön hallituksessa hyväksyttyä hyvää vakuutustapaa. Yhtiön ja sen vakuutuksenottajan välisten liiketoimien on oltava markkinaehtoisia hinnan ja muiden ehtojen osalta. Noudatamme asiakastyössämme eettisiä toimintaperiaatteita ja kohtelemme asiakkaitamme yhdenvertaisesti.

Teemme eläke- ja vakuutusratkaisumme lainsäädännön, oikeuskäytännön sekä Eläketurvakeskuksen antamien soveltamisohjeiden mukaisesti. Meille on tärkeää, että ratkaisumme ovat tasapuolisia ja vakiintuneen ratkaisulinjan mukaisia. Perustelemme ratkaisumme ymmärrettävästi, ja vastaamme mielellämme niihin liittyviin kysymyksiin. Palvelumme lähtökohta on aina asiakkaidemme palveleminen ripeästi, huolellisesti ja yhdenvertaisesti/henkilökohtaisesti.

Veritas ei suhteissaan vakuutuksenottajiin tai muissa liiketoimissaan käytä yhtiön toimintaan kuulumattomia järjestelyjä. Järjestelyä voidaan pitää sopimattomana esimerkiksi, jos työeläkevakuutukseen tai sijoitustoimintaan liittyviin liiketoimiin sidotaan työeläkevakuutusyhtiön kanssa samaan ryhmittymään kuuluvien vakuutusyhtiöiden vakuutusten tai muiden palvelujen hankkiminen tai käyttö.

4. Tunnemme asiakkaamme

Asiakkaan tunteminen on keskeinen velvoite sekä työeläkelainsäädännössä (TyEL ja YEL) että rahanpesulaissa. Veritas tunnistaa ja tuntee asiakkaansa ja tämän toiminnan laadun ja laajuuden. Työeläkevakuutuksessa asiakas on tunnistettava vakuuttamisen edellytysten täyttymisen kannalta.

Rahanpesulaissa tarkoitettuja asiakkaitamme ovat vakuutuksenottajat, lainanottajat ja vuokralaiset.

5. Emme hyväksy lahjontaa

Veritas ei hyväksy suoraa eikä epäsuoraa lahjontaa missään muodossa. Annetut tai vastaanotetut lahjat eivät saa vaarantaa riippumattomuutta. Lahjaa tai vieraanvaraisuutta tarjottaessa tai annettaessa on aina huomioitava lainsäädännön ja yhtiön sisäiset ohjeet asettamat vaatimukset. Veritaksella on hallituksen hyväksymät lahjonnan vastaiset toimintaperiaatteet, joiden tarkoituksena on ehkäistä ja väärinkäytöksiä ja auttaa tunnistamaan lahjontatilanteita.

6. Eturistiriitatilanteita tulee välttää

Eturistiriidalla tarkoitetaan tilannetta, jossa Veritaksen päätöksenteko tai sen valmistelun riippumattomuus vaarantuisi tai näyttäisi vaarantuvan henkilökohtaisen edun tai sen tavoittelun vuoksi.

Eturistiriitatilanteet tulee tunnistaa ja niiden syntymistä välttää. Kukaan veritaslainen ei saa osallistua hänen ja Veritaksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn. Mihinkään päätöksentekoon ei saa vaikuttaa henkilökohtainen etu. Mikäli omissa työtehtävässä käsiteltävä asia liittyy sukulaiseen tai tuttuun henkilöön, on asian käsittely kokonaisuudessaan siirrettävä toiselle henkilölle. Kukaan ei myöskään saa osallistua Veritaksen ja esimerkiksi palvelutuottajan tai asiakasyhtiön välisen asian käsittelyyn, jos hän on palvelussuhteessa kyseiseen yhteisöön, tai kuuluu esim. yhteisön hallintoelimiin ja henkilön etu on ristiriidassa Veritaksen edun kanssa.

Kaikki uudet veritaslaiset ilmoittavat mahdollisista hallintoelinjäsenyyksistään työsuhteen alkaessa. Veritaksen työntekijöiden on ilmoitettava uusista hallintoelinjäsenyyksistään ennen jäsenyyden vastaanottamista. Lista hallintoelinjäsenyyksistä ehkäisee eturistiriitatilanteita ja auttaa tunnistamaan eturistiriitatilanteet niiden syntyessä. Hallintoelinjäsenyyksiä asunto-osakeyhtiöissä tai aatteellisissa yhdistyksissä ei tarvitse ilmoittaa.

Omistajaohjauksen periaatteita sovelletaan hallintoelinjäsenyyksiin yhteisöissä, joita Veritas omistaa.

Omistajaohjaustilanteissa menetellään seuraavasti:

  • Hallitus päättää toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan osallistumisen muiden yhtiöiden tai yhteisöjen hallintoelimiin tai valiokuntiin.
  • Toimitusjohtaja päättää muiden johtoryhmän jäsenten ja muun henkilöstön osallistumisen muiden yhtiöiden tai yhteisöjen hallintoelimiin tai valiokuntiin lukuun ottamatta Veritaksen osin tai kokonaan omistamia kiinteistöyhteisöjä, joiden osalta päätöksen tekee sijoitusjohtaja.

Veritaksen hallituksen jäseniä velvoittaa työeläkevakuutusyhtiöitä koskevan lainsäädännön esteellisyyssäännökset. Veritaksen hallituksen jäsen on esteellinen osallistumaan asian käsittelyyn hallituksessa, jos hän on asiaan osallisen tahon palveluksessa tai tämän hallintoelimen jäsenenä.

Kaikista eturistiriitatilanteesta on viipymättä ilmoitettava esihenkilölle.

7. Merkittävät lähipiiriliiketoimet käsitellään yhtiön hallituksessa ja julkaistaan

Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia sellaisia lähipiiriin kuuluvien henkilöiden kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta, joissa toisena osapuolena on Veritas.

Työeläkevakuutusyhtiön ja sen johdon väliset liiketoimet tulee olla yhtiön etujen mukaisia. Siksi työeläkeyhtiön tekemät merkittävät liiketoimet yhtiön lähipiirin kanssa käsitellään yhtiön hallituksessa ja julkaistaan Veritaksen ulkoisilla sivuilla.

Veritaksessa liiketoimet lähipiirin kanssa käsitellään hallituksessa aina kun yhtiön intressi on yli 5 000 euroa tai kun liiketoimi muista syistä voidaan katsoa merkittäväksi. Liiketoimen merkittävyys arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

8. Käsittelemme tietoja luottamuksellisesti ja noudatamme tietosuojavelvoitteita

Jotta voimme toteuttaa lakisääteistä työeläketurvan hoitamista, joudumme käsittelemään luottamuksellisia tietoja. Käsittelemme kaikkea yrityksiin ja henkilöihin liittyvää salassa pidettävää tietoa huolellisesti ja lain ja määräysten edellyttämällä tavalla, emmekä koskaan anna tietoja ilman suostumusta tai erityistä lainsäännöstä muulle taholle kuin asianosaiselle itselleen.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa tulee noudattaa Veritaksessa hyväksyttyjä tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. Ylläpidämme henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvaosaamista säännöllisillä koulutuksilla sekä ajantasaisilla ohjeistuksilla ja otamme tietoturva-asiat huomioon kaikessa toiminnassamme

Henkilötietojen käsittelystä kerromme tietosuojaselosteissa www.veritas.fi/tietosuoja.

9. Sisäpiirihallinnolla edistämme luotettavuutta

Sisäpiiritiedon väärinkäyttö tarkoittaa luottamuksellisen ja arkaluontoisen yritystiedon käyttämistä epäeettisiin tai laittomiin tarkoituksiin. Sisäpiiritiedon väärinkäyttäminen on kiellettyä Veritaksessa aina, riippumatta siitä, mistä tai miten tieto on saatu. Sisäpiiritiedon väärinkäytön kielto koskee kaikkia veritaslaisia.

Veritaksessa noudatetaan hallituksen vahvistamaa sisäpiiriohjetta. Ohje on laadittu edistämään sijoitustoimintamme julkista luotettavuutta ja henkilöstön tietämystä sisäpiirisäännöksistä, jottei niitä tahattomastikaan rikota.

Veritas ylläpitää sisäpiirirekisteriä pysyvistä sisäpiiriläisistä. Julkisen sisäpiirirekisterin tiedot ovat nähtävillä Euroclear Finland Oy:n verkkopalvelussa.

10. Jokainen voi olla rohkeasti oma itsensä

Me Veritaksella ajattelemme, että vastuullisen työpaikan peruselementtejä ovat yhteistyö, uudistuminen, rehellisyys, läpinäkyvyys sekä joustavuus ja reilu kohtelu. Meillä jokainen tekee merkityksellistä työtä osana Suomen eläkejärjestelmää.

Kohtelemme työntekijöitämme yhdenvertaisesti ja panostamme hyvään ja vastuulliseen johtajuuteen. Huolehdimme henkilöstömme työhyvinvoinnista ja osaamisesta, sekä tuemme osaamisen kehittymistä vastaamaan toimintaympäristön muutoksia.

Jokaiselta työntekijältä edellytetään asiallista käyttäytymistä työyhteisössä ja epäasialliseen käyttäytymiseen puututaan välittömästi sen tultua ilmi. Häirinnän, syrjinnän ja kiusaamisen suhteen Veritaksessa vallitsee ehdoton nollatoleranssi.

11. Toimintaperiaatteiden noudattaminen

Jokainen uusi veritaslainen perehdytetään eettisiin toimintaperiaatteisiin. Koko henkilökunta suorittaa säännöllisesti compliance -verkkokurssin, jossa toimintaperiaatteet käydään läpi.

Jokainen veritaslainen vastaa osaltaan siitä, että yhtiössä toimitaan lakien, sääntöjen ja toimintaohjeiden mukaisesti.  Sektorista vastaavan johtajan velvollisuutena on varmistaa, että organisaatiossa on selkeästi määriteltyinä roolit ja vastuut sekä raportointivelvoitteet.

Jos säännösten tai toimintaperiaatteiden noudattamisessa havaitaan puutteita ja tilanteisiin liittyviä riskejä, tulee näistä tehdä ilmoitus Veritaksen compliance-toimintoon. Veritaksella on käytössä väärinkäytöksiä koskeva ilmoituskanava väärinkäytösten ilmoittamiseen. Tämän kanavan kautta työntekijät voivat ilmoittaa epäillyistä lakien tai muiden säännösten rikkomuksista. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

12. Eettisen toiminnan pikatesti

Eettisen toiminnan ohjeet