Miten toimimme kriisitilanteessa? On sitten kyse ihmisistä tai yrityksistä, niin reagointi vaihtelee. Onneksi kriisitilanteisiin voi varautua – mielellään ennen, kuin ne toteutuvat. Millainen kriisivalmius teillä on?
Kriisin seuraukset mielletään usein negatiivisiksi. Ne voivat kuitenkin olla myös käänne parempaan. Ainakin niissä on mahdollisuus oppia. Miten käytännössä näitä valmiuksia voidaan rakentaa?
Tunnista kriittisimmät tehtävät toiminnan jatkuvuuden kannalta
Kriisejä on monenlaisia. On hallituskriisiä, eurokriisiä, neljänkympin kriisi, epikriisi, nälänhätää ja vaikka mitä. Kaiken kukkuraksi tänä vuonna iskenyt koronakriisi.
Pitääkö kaikkiin tilanteisiin olla selvät suunnitelmat? Vastaus on ei. Lähtökohta on tunnistaa ne tehtävät ja tekijät, jotka ovat toiminnan jatkuvuuden kannalta tärkeimmät ja kriittisimmät.
Kun ne on tunnistettu, voidaan miettiä niihin liittyviä uhkakuvia. Jos uhat toteutuvat, niin miten tähän reagoidaan? Onko tilanteen ratkaisemiseksi vaihtoehtoista toimintasuunnitelmaa? Vai otetaanko isku vastaan ja kärsitään vahingot? Joihinkin tilanteisiin ei edes löydy ratkaisua, vaan niiden kanssa on elettävä.
Vakuuttaminenkin on varautumista kriisitilanteisiin. Palovakuutus otetaan sen varalta, että tulipalon sattuessa saa uuden kodin tilalle. Eläkevakuutuksella varaudutaan siihen, että ei tarvitse koko loppuikää töitä tehdä. Tai sitten työkyvyttömyyden varalta.
Meidän pitää pystyä maksamaan eläkkeitä ja sijoittaa
Olemme Veritaksessa tunnistaneet ne tehtävät, jotka meidän pitää pystyä ylläpitämään.
Finanssiala on siinä mielessä hyvässä asemassa, että jo lainsäädännössä edellytetään tiettyjä asioita. Eläkealalla yksi tällainen on eläkkeiden maksu.
Miten toimitaan tilanteessa, kun eläke pitäisi maksaa ja yhteys maksupankkiin ei ole toiminnassa? Entä jos pörssikurssien lasku keväällä olisi lamaannuttanut pörssit, ja tämän johdosta maksuvalmius olisi heikentynyt? Voisiko sijoitupäätöksiä tehdä tai ajaa eläkejärjestelmästä maksutietoja ulos?
Osallista laaja joukko kriisisuunnitelmien tekoon
Kun tehdään varautumissuunnitelmia kriisien varalle, on tärkeää varmistaa riittävän laaja osallistuminen. Näin huolehditaan, että tilanteet tulevat riittävän monelta kantilta arvioitua ja että arvokasta tietoa jaetaan.
Veritaksessa on oma varautumisryhmä, jolla on päävastuu suunnitelmien tekemiseksi. Käymme läpi eri skenaarioita, jotka voivat uhata toimintaa. Tällöin keskitytään erityisesti toiminnan kannalta kriittiseksi tunnistettuihin kokonaisuuksiin. Pyörää ei kannata keksiä uudestaan, vaan kannattaa huomioida parhaita käytäntöjä muilta toimijoilta.
Suunnitelmien valmiiksi kirjoittaminen on yksi vaihe. Jotta tiedetään toimiiko suunnitelma käytännössä, suunnitelmia tulisi myös testata.
Suunnitelmia ja valmiutta pitää testata
Käytännön testaaminen onnistuu tietyissä tapauksissa oikein hyvin. Voi esimerkiksi testata miten työt hoituvat, jos esimerkiksi sähköt katkeavat konttorilla. Sen sijaan skenaarioita, joihin itsellä on vähäinen mahdollisuus vaikuttaa, on vaikea testata.
Keväällä pandemian edetessä Veritaksessakin otettiin pandemiasuunnitelman mukaisia toimenpiteitä käyttöön. Vaikka suunnitelma ei täydellisesti vastannutkaan koronan myötä syntyneisiin tilanteisiin, pääpiirteissään suunnitelman eri vaiheet olivat oikean suuntaisia.
Lisäksi olemassa oleva suunnitelma antoi hyvää tukea, kun tehtiin sisäisesti päätöksiä esimerkiksi etätyön suhteen. Pandemiasuunnitelman rinnalla on luonnollisesti hyödynnetty myös muita varautumissuunnitelmia.
Nyt kannattaa kerätä koronan opit talteen
Käytännössä kriisivalmiutta on testattu nyt puoli vuotta. Lähtökohtaisesti varautumis- ja jatkuvuussuunnittelua tehdään lyhyemmällä aikajänteellä.
Tämänhetkiseen tilanteeseen olemme osanneet varautua hyvin. Toiminnassa ei ole ollut merkittäviä häiriöitä, joskin priorisointia on joutunut tekemään. Nyt ilmassa ei ole merkkejä siitä, etteikö esimerkiksi etätöitä voitaisi jatkaa pidempään. On myös muita asioita, joita pitää myös miettiä.
- Miten perehdytetään tai kehitetään uutta?
- Miten asioista viestitään, kun ei tavata fyysisesti?
- Miten varmistetaan, että tässä epävarmassa tilanteessa tuetaan toisia?
- Mitä jos asiakkaat tai yhteistyökumppanit ajattelevat asioista toisin?
Koronatilanne on edelleen akuutti. Jo nyt voimme kerätä kriisistä saatuja havaintoja ja oppeja. Suunnitelmien päivitys puutteiden osalta on tärkeää. Näin ollaan sitten taas askeleen pidemmällä, kun seuraava kriisi joskus iskee.
