Mika Seppä

Krisberedskap är att identifiera kritiska funktioner och att öva

Mika Seppä

26.11.2020, Blogg

Hur hanterar vi kriser? Vare sig det handlar om mänskor eller företag så varierar allas reaktioner. Som tur kan man förbereda sig för kriser, gärna redan innan de förverkligas.

Krisföljder uppfattas ofta som negativa, men de kan även medföra positiva faktorer. I alla fall kan man lära sig av kriser. Hur kan man i praktiken utveckla beredskapen?

Identifiera kritiska faktorer för att verksamheten ska fortlöpa

Det finns många sorts kriser. Regeringskris, eurokris, medelålderskris, för att nämna några. Till råga på allt har coronakrisen i år drabbat hela världen.

Måste det finnas klara planer för alla situationer? Svaret är nej. Utgångspunkten är att man ska kunna identifiera de faktorer som är kritiska för att verksamheten ska fortlöpa.

När dessa faktorer är identifierade kan man fundera på eventuella hotbilder. Hur ska man reagera ifall dessa hot förverkligas? Finns det en alternativ verksamhetsplan för att lösa situationen? Eller tar man emot smällen och lider av följderna? Vissa situationer går inte ens att lösa, utan man är tvungen att leva med dem.

Försäkringar är också ett sätt att bereda sig för krissituationer. Brandförsäkringen tas ifall en brand skulle inträffa, så att man får ett nytt hem. Pensionsförsäkringen tas så att man inte behöver jobba livet ut, eller som skydd för arbetsoförmåga.

Vi måste kunna betala pensioner och placera

Inom Veritas har vi identifierat de funktioner som vi måste kunna upprätthålla.

Finansbranschen har ett bra utgångsläge eftersom lagstiftningen förutsätter en del. I pensionsbranschen är en sådan sak utbetalning av pensioner.

Hur gör vi i en situation där pensionen borde betalas och kontakten till banken inte fungerar? Eller om börskursernas nedgång på våren hade resulterat i ett börsras, som hade lett till en försämrad likviditet? Kunde man då göra placeringsbeslut eller ta ut betalningsuppgifter från pensionssystemet?

Ta många med i krisplaneringen

När man gör en beredskapsplan för hantering av kriser är det viktigt att garantera ett brett deltagarantal. Då ser man till att situationerna bedöms från många synpunkter och att värdefull information tas i beaktande.

Veritas har en egen beredskapsgrupp som har huvudansvaret över att skapa krisplaner. I gruppen går vi igenom scenarier som kan hota verksamheten. Vi fokuserar speciellt på helheter som identifierats som kritiska med tanke på verksamhetens fortlöpande. Man behöver inte återuppfinna hjulet, utan kan beakta bästa praxis från andra aktörer.

Det gäller också att färdigställa planerna och även testa dem.

Planerna och beredskapen bör testas

Att testa något i praktiken fungerar bra i vissa fall. Man kan till exempel testa hur det går att sköta arbetet på kontoret vid elavbrott. Däremot är det svårt att testa scenarier som man själv inte kan påverka.

Då pandemin framskred på våren tog Veritas i bruk åtgärder från pandemiplanen. Trots att den inte exakt motsvarade situationerna som uppstått i samband med coronapandemin var planens olika faser riktgivande.

Utöver detta gav vår pandemiplan ett bra stöd när vi beslöt om till exempel distansjobb. Vi har också utnyttjat våra andra beredskapsplaner.

Utnyttja vad vi lärt oss av coronakrisen

I praktiken har krisberedskapen tillämpats i ett halvt år nu. Utgångspunkten är att beredskaps- och kontinuitetsplanering görs på kortare sikt.

Vi har kunnat förbereda oss väl inför den nuvarande situationen. Inga betydande störningar i verksamheten har uppstått, trots att man delvis behövt prioriterera arbetsuppgifterna. Det finns inget som tyder på att man inte kunde fortsätta distansarbeta även i framtiden. Det finns en del annat också att fundera på.

  • Hur sker inskolningen och hur utvecklar man?
  • Hur kommunicerar man då man inte träffas fysiskt?
  • Hur stöder man varandra i denna osäkra situation?
  • Vad gör man om kunderna eller samarbetsparterna tänker annorlunda?

Coronasituationen är fortsättningsvis akut. Redan nu kan vi samla ihop observationer och lärdomar från krisen. Det är viktigt att komplettera och uppdatera planen på basis av eventuella brister. På så sätt är vi ett steg före då nästa kris en dag inträffar.

Mika Seppä

Mika Seppä

  • Riskhanteringschef