Verkkosivu-uudistus… voiko pahempaa haastetta löytyä? Ja vielä tilanteessa, jossa EU:n saavutettavuusdirektiivi asettaa projektille tiukan aikarajan. Ajattelin ehkä itsekin niin, muutamat verkkouudistukset läpivieneenä. Mutta kun uudistumme Veritaksen verkkosivut, toisin kävi.
En osannut ennustaa sitä tekemisen intoa, jonka Veritaksen verkkouudistus synnytti.
”Tämä oli itselleni hyvän mielen työ, joka antoi intoa myös muuhun tekemiseen.” Näin kommentoi yksi mukana ollut, jonka päätyö on eläkepalveluissa. Miten näin pääsi käymään?
Oppi 1: Tee yhdessä, niin hyödyt kasvavat
Veritaksen tuore viestintäryhmä nousi tärkeään rooliin, kun aloitimme verkkouudistuksen maaliskuussa 2020. Perustimme kuuden hengen ydinryhmän, josta vain minulla ja viestintäkumppani Å Communicationsin edustajalla oli kokemusta verkkosivujen uudistamisesta. Kokoonnuimme viikoittain ja veimme hommaa eteenpäin – jokainen meistä muiden töiden ohella.
Päätimme vastuuhenkilöt sektoreittain ja järjestimme viestintäryhmälle työpajoja, joissa opetimme kirjoittamista verkkoon, saavutettavuutta, hakukoneoptimointia, WordPress-järjestelmää ja visuaalisuutta. Luonnollisesti teimme kaiken koronan vuoksi etänä…
Tämän seurauksena meillä on nyt talossa laaja joukko henkilöitä, jotka osaavat ylläpitää verkkosivuja ja ymmärtävät niiden merkityksen asiakaspalvelulle ja brändille. Yhtiössä on vain kaksi viestinnän ammattilaista, joten tämä on erittäin arvokasta.
Oppi 2: Älä määrittele liikaa, vaan uskalla aloittaa
Teimme projektille melko kevyen määrittelytyön, jota ohjasi asiakaspalvelu, mobiili ensin -ajattelu, hakukoneoptimointi ja saavutettavuus. Hyväksyimme, että sivusto ei ole valmis syyskuussa, vaan kehittämistyö jatkuu… ja pistimme töpinäksi. Learning by doing.
Kaikki ei mennyt niin sanotusti ”kerralla täydellisesti maaliin” ja koimme sekaviakin hetkiä. Sanon kuitenkin, että pienet viilaukset jälkikäteen ja ylimääräiset ”wordpress-help palaverit” olivat pieni hinta siitä miten paljon kollegat oppivat, kun saivat tehdä itse, ja millaiset onnistumisen tunteet tästä työstä syntyi. Jälkikäteen ydintiimi kommentoi esimerkiksi:
”Tekijäporukan osaaminen kasvoi projektin aikana tosi paljon.”
”Paljon lennossa suunniteltua, silti projekti pysyi kasassa.”
”Huikea loppurutistus monella osa-alueella.”
Oppi 3: Verkkosivut ovat digipalvelun ekosysteemin sydän
Verkkosivut ovat yhtiön digitaalisen palvelun sydän ja kasvot ulospäin. Ne ovat yhdistelmä ajankohtaista sisältöä ja visuaalisuutta, digipalvelua ja vuorovaikutusta sekä brändin vahvistamista ja näkyvyyttä.
Verkkosivut ovat tärkeitä kaikkien työlle ja joka sektorille. Kerro projektista kollegoille avoimesti ja arvosta heidän antamaa palautetta. Kokoa ydinryhmä myös jatkokehittämistä varten ja määritä roolit tarkasti. Kun kriisitilanteita tulee, pitää pystyä reagoimaan nopeasti.
Oppi 4: Varaa verkkouudistukselle työaikaa
Puolen vuoden rutistuksen jälkeen julkaisimme uudet veritas.fi -sivut kolmella kielellä, uudella visuaalisella ilmeellä. Tuoreissa valokuvissa näkyvät omat työntekijät ja Veritaksen asiakkaat. Olemme lopputuloksesta melko ylpeitä ja erittäin iloisia!
Kysyimme mukana olleilta palautetta siitä, mitä olisi pitänyt tehdä toisin? Valtaosa vastasi, että aikaa ja resursseja olisi saanut olla enemmän. Toinen murhe oli teknisen osaajan puuttuminen ydinryhmästä. Tämä puute on onneksi korjattu, jatkoa ajatellen.
Verkkouudistus on iso kokonaisuus – sitä ei voi tehdä liian niukalla porukalla, työajalla tai budjetilla.
Muutama toivoi selkeämpää ohjeistusta. Tässä projektissa manuaaleja täydennettiin vimmatun tekemisen rinnalla, mikä ei ole optimaalista. Onneksi kaikkea pystyy viilaamaan jatkossakin.
Oppi 5: Säilytä usko ja tekemisen ilo
Viestintäkumppanimme ihmetteli tätä projektia. He eivät ole ennen kokeneet, että kokouksiin tullaan innosta puhkuen ja että toisia kiitetään niin usein. Ydinryhmän palautteissa korostuivat kaksi teemaa: Uuden oppimisen ilo ja mahtava porukka, joka puhalsi yhteen hiileen.
Rakennamme koko yhtiöön uutta, avointa ja kannustavaa kulttuuria. Osana sitä toimii Veritaksen viestintäryhmä.
Verkkouudistus oli viestintäryhmän osoitus siitä, mihin uudenlainen yhteistyön ja positiivisen ajattelun kulttuuri voi konkreettisesti johtaa.
