Webbreform… finns det värre utmaningar? Speciellt när EU:s tillgänglighetsdirektiv ger en strikt deadline för projektet. Så tänkte jag själv också, efter forna erfarenheter av att förnya webbsidor. Me när vi förnyade Veritas webb gick det inte så! Jag kunde inte förutspå den iver som föddes.
”Det här var för mig ett arbete som gav gott humör och gav krafter till mitt övriga arbete.” Så kommenterade en av dem som var med, vars huvudsakliga arbete är i pensionssektorn. Hur kunde detta ske?
Lärdom 1: Gör tillsammans, så växer nyttan
Veritas färska kommunikationsgrupp hade en viktig roll när vi inledde webbreformen i mars 2020. Vi grundade en kärngrupp på sex personer, där bara jag och vår yttre partner Å Communications representant hade erfarenhet av att förnya webbsidor. Vi träffades varje vecka och förde projektet vidare – alla vid sidan om sitt övriga arbete.
Vi utsåg ansvarspersoner sektorvis och ordnade workshops åt kommunikationsgruppen. I dem lärde vi oss att skriva för webb, tillgänglighet, optimering för sökmotorer, WordPress-systemet och visuellt tänk. Allt gjordes på distans, på grund av corona…
Följden är att vi nu har en stor grupp personer i huset som kan upprätthålla våra webbsidor och inser deras betydelse för kundbetjäning och varumärket. I Veritas finns bara två kommunikationsexperter, så detta är väldigt värdefullt.
Lärdom 2: Definiera inte för mycket, utan våga börja
Vi gjorde ett ganska lätt definieringsarbete för projektet och följde ledstjärnorna: kundbetjäning, mobilen först, optimering för sökmotorer och tillgänglighet.
Vi godkände att webbsidorna inte är färdiga i september utan att de utvecklas vidare efter det… och satte igång. Learning by doing.
Allt gick inte ”perfekt i mål” på en gång och visst upplevde vi röriga stunder. Men det lilla vi måste fila på i efterskott och några extra ”wordpress-help” -möten var ett litet pris att betala, med tanke på hur mycket kollegerna lärde sig, och vilka belönande stunder arbetet gav. Efteråt kommenterade kärngruppen exempelvis:
”Vårt kunnande växte jättemycket under projektet.”
”Vi planerade mycket i farten, ändå hölls projektet ihop.”
”Vilken slutspurt på många delområden!”
Lärdom 3: Webbsidorna är det digitala ekosystemets hjärta
Webbsidor är den digitala tjänstens hjärta och ansikte utåt. De är en kombination av aktuellt innehåll och visualitet, digital betjäning och växelverkan, de stärker varumärket och ger synlighet.
Webbsidorna är viktiga för allas arbete och varje sektor. Jag uppmanar att berätta öppet om projektet för kolleger och att värdesätta den respons ni får.
Utse en kärngrupp även för fortsatt webbutveckling och definiera rollerna noga. När krissituationer uppstår måste man kunna reagera fort.
Lärdom 4: Reservera tid för webbreformen
Efter intensivt arbete i ett halvt år publicerade vi våra nya veritas.fi -sidor på tre språk, med ett nytt visuellt utseende. På färska fotografier syns egna anställda och Veritas kunder. Vi är rätt stolta och mycket glada över slutresultatet!
Vi frågade dem som varit med vad vi borde ha gjort annorlunda. Merparten svarade att vi borde ha haft mera tid och resurser. Ett annat bekymmer var att vi inte hade någon teknisk expert i kärngruppen. Den bristen har lyckligtvis åtgärdats, med tanke på fortsättningen.
En webbreform är en stor helhet, den kan inte göras med för få människor, för lite tid eller för snäv budget.
Vissa önskade att direktiven varit tydligare. I dethär projektet kompletterades manualerna medan vi jobbade för fullt, vilket förstås inte är optimalt. Men allt kan filas efteråt, lyckligtvis.
Lärdom 5: Bevara tron och glädjen i det ni gör
Vår kommunikationspartner förundrade sig över dethär projektet. De har inte förr upplevt att man kommer till möten full av iver och tackar varandra så ofta. I kärngruppens respons betonades två teman: Hur roligt det var att lära sig nytt och att teamet var toppen och drog åt samma håll.
Vi bygger en ny, öppen och uppmuntrande kultur i vårt bolag. Som en del av detta fungerar Veritas kommunikationsgrupp.
Webbreformen var kommunikationsgruppens bevis på vart en kultur, som bygger på samarbete och positivt tänkande, konkret kan föra oss.
