Kaupan hyllyltä pisti silmään HS teemakirjanen Aivot & muisti (3/2020). Työkykyasiantuntijan näkökulmasta julkaisun kiinnostavin juttu oli vihkosen pääjuttu ”Ottaa aivoon”, jossa käsiteltiin ärsyketulvaa eli keskeytysten vaikutusta aivoillemme.
Tekstiä lukiessani mieleeni muistui insinööri, joka aikoinaan mittasi työpäivänsä aikana tapahtuvia keskeytyksiä. Esimerkki-insinööri oli huomannut työajan ”haaskautuvan” kaiken näköiseen hössötykseen ja oma työ ei luistanut niin kuin hän olisi toivonut. Niinpä hän päätti kirjata päivän aikana tapahtuvat keskeytykset, puhelut, huoneessa käynnit… Exceliin. Excel todisti, että päivän aikana esiintyi todella paljon keskeytyksiä ja keskeytysten jälkeen kesti yllättävän pitkään palata meneillään olevaan tehtävään.
Keskeytykset maksavat ja ovat riski työkyvyllemme
”Jokainen keskeytys maksaa”, sanoo tutkija Minna Huotilainen. Tutkijat ovat todenneet, että voi kestää jopa 20 minuuttia palata siihen, mitä oli tekemässä. Kuitenkin huomiomme kiinnittyy erittäin nopeasti uuteen asiaan, vain 0,3 sekunnissa mietimme jo jotakin muuta kuin mitä olimme tekemässä. Keskittyminen herpaantuu nopeasti, mutta takaisin palaaminen kestää sitäkin pidempään.
0,3 sekuntia / 20 minuuttia!
Huotilaisen tutkimuksen mukaan jokaisella keskeytyksellä on kolme hintaa:
- Aikaa kuluu enemmän
- Kuormitus lisääntyy
- Virheiden määrä lisääntyy
Monen kohdalla keskeytykset toimivat isoina stressinaiheuttajina. Aikaa kuluu, ei saa ”mitään” aikaiseksi, deadline lähestyy, ei vaan ehdi, riski virheisiin lisääntyy… Keskeytyksiä voidaan pitää tärkeinä psykososiaalisina riskitekijöinä työssä.
Teoriassa on helppo sanoa tee toisin niin ja näin, mutta miten asian saisi vietyä käytäntöön? Pitäisikö toimia niin kuin insinööri? Pysähtyä miettimään ja analysoimaan omaa työskentelytapaa, mitäköhän voisin itse muuttaa?
Saako keskeyttää – ei saa keskeyttää?
Aivotutkijat suosittelevat keskittymiskyvyn säännöllistä huoltoa. Insinööri toimi niin kuin tutkijat nykyään suosittelevat, eli hän muutti tulostensa perusteella työpäiviensä sisältöä/ luonnetta. Työpäivä jakautui erilaisille työtehtäville; vaativat tehtävät = ei saa häiritä, rutiinijutut = saa vapaasti kysyä ja keskeyttää.
Kuulostaa erittäin yksinkertaiselta ja näinhän se on, mikäli asia koskettaa vaan yksittäistä henkilöä, mutta yleensä tällaiset muutokset vaikuttavat moneen muuhunkin henkilöön ja koko työyhteisön toimintaan. Mikäli muuttaa merkittävästi omaa tapaansa tehdä työtä siitä on tärkeää viestittää muille; mitä tekee milloinkin ja milloin on muiden tavoiteltavissa? Työterveyslaitokselta löytyy yksinkertainen vinkkilista keskeytysten kesyttämiseen yhdessä. ? Työterveyslaitoksen seinätaulu
Moni ehkä ajattelee samalla tavalla kuin eräs TJ, joka kysyi minulta voiko hän sulkea oven = ”nyt ei saa häiritä” vaikka hän on aina sanonut ”aina saa tulla kysymään ja keskeyttämään”. Näin itsekin ajattelin aikoinaan kun kuulin insinöörin uudesta työtavasta, joka tuntui aika tekniseltä ja epäinhimilliseltä ratkaisulta.
Mutta loppujen lopuksi aikaa jäi luultavasti enemmän myös sille kaikelle muulle, kollegoiden kysymyksille ja keskeytyksille.
