Jag läste en publikation (HS Aivot ja muisti 3/2020) skriven av bland annat hjärnforskarna Minna Huotilainen och Katri Saarikivi om hjärnans egenskaper. Den mest intressanta artikeln, detta helt utgående från min profession som arbetshälsospecialist, behandlade informationsflödets och avbrottens betydelse för koncentrationen.
När jag läste artikeln kom jag att tänka på en ingenjör som för flera år sedan gick in för att mäta hur ofta han blev avbruten under arbetsdagen. Ingenjören hade märkt att mycken arbetstid gick förlorad i olika sorters ”råddande” som påverkade arbetets gång. Han beslöt att bokföra alla avbrott, telefonsamtal, kollegors snack i dörröppningen etc. Han antecknade allt i en excel-tabell. Excell-tabellen bekräftade det han redan misstänkte, att de var många störande avbrott och det tog länge för honom att återgå i det arbete han hållit på med.
Avbrotten kostar och är en risk för arbetsförmågan
”Varje avbrott kostar” säger forskare Minna Huotilainen. Hjärnforskarna har kommit fram till att det kan ta upp till 20 minuter för att återgå till det man gjorde före avbrottet. Men det tar bara 0,3 sekunder för oss att flytta koncentrationen till något nytt. Vi blir mycket lätt avbrutna men det tar länge att återgå till det man just höll på med.
0,3 sekunder / 20 minuter!
Varje avbrott har sitt pris enligt Minna Huotilainen:
- det tar längre tid
- högre arbetsbelastning
- antalet fel ökar
Avbrott är för många en stor stressfaktor. Det tar tid och man får ingenting gjort, deadline närmar sig, man bara inte hinner, risk för fel ökar…. Avbrotten i arbete kan anses vara viktiga psykosociala riskfaktorer.
Det är lätt i teorin att säga gör si eller så annorlunda, men hur ändrar man på ett invant sätt att fungera i sitt arbete? Borde man göra som ingenjören? Stanna upp och analysera (mäta) hur man själv fungerar, kunde man ändra på något själv?
Får man avbryta – stör ej!
Hjärnforskarna rekommenderar regelbunden service av koncentrationen (låter lite som en bilbesiktning ?). Ingenjören fungerade som våra forskare rekommenderar, han ändrade på sitt sätt att arbeta utgående från resultatet han fick från sin excel-tabell. Ingenjörens ”nya” arbetsdag bestod av såväl krävande arbetsuppgifter = man får ej störa – som rutinjobb = man får störa och avbryta.
Det låter mycket enkelt att dela upp dagen så här och det är det också om man bara tänker på sig själv, men dylika förändringar berör oftast nog många andra personer och arbetsgemenskaper. Ifall man ändrar på det egna arbetssättet är det av stor betydelse att man informerar sina kolleger; vad man gör när, och hur man är tillgänglig. Arbetshälsoinstitutet har en tipslista hur man kan bemästra avbrotten i arbete (tyvärr endast på finska): Työterveyslaitoksen seinätaulu
Många av oss tänker säkert som en VD som undrade om han kan stänga dörren = ”nu vill jag inte bli avbruten” fast han alltid sa att man får komma när som helst och fråga/ avbryta. Jag tänkte precis lika som VD:n, man ska vara tillgänglig, så när jag hörde om ingenjörens nya sätt att arbeta kändes det som ett mycket tekniskt och opersonligt sätt att jobba.
Men egentligen så blev det säkert mera tid över för allt annat, för kollegernas frågor och andra avbrott!
