Riktlinjer mot mutor

1. Bakgrund och syfte

Dessa är Veritas riktlinjer mot mutor. Deras syfte är att vara till hjälp för att identifiera och förebygga mutning. Riktlinjerna finns till för att det ska finnas gemensamma spelregler för situationer som kan förknippas med mutning. Med riktlinjernas hjälp strävar man att förebygga dessa situationer, som också kan vara svåra att bedöma etiskt.

Veritas verksamhet styrs av bl.a. bolagets värden och etiska förhållningsregler som ska efterföljas av hela personalen i all verksamhet. Riktlinjerna mot mutor gäller för hela Veritas personal, styrelsen, verkställande direktören och övrig ledning samt i alla situationer där personen representerar Veritas. Riktlinjerna mot mutor utgör en del av Veritas etiska förhållningsregler.

Bolagets Compliance Officer ansvarar för att dessa riktlinjer är uppdaterade.

2. Mutning och att förebygga mutor

I givande eller tagande av muta är det fråga om att ge eller motta vilken som helst typ av gåva, lån, betalning arvode eller förmån som har som mål att frambringa en bedräglig eller olaglig handling eller att bryta förtroendet i Veritas verksamhet. Det omfattar också fall av missbruk av ställning eller att en anställd eller tredje man som agerar i Veritas namn bryter förtroendet eller utför en olaglig handling.

Veritas accepterar inte direkt eller indirekt mutning i någon form. Att ge eller ta emot en muta är ett brott för vilket man kan dömas till böter eller till högst fyra års fängelse, beroende på brottets allvar. Veritas förutsätter att dess affärs- och samarbetspartner förbinder sig att följa alla ikraftvarande lagar och bestämmelser.

Särskild försiktighet ska iakttas i situationer där konflikter kan uppstå mellan den Veritas-anställdas personliga intressen och bolagets intressen eller till exempel ett kundbolags eller en serviceproducents intressen. För att Veritas ska anses vara en pålitlig och ansvarsfull pensionsförsäkrare, utövare av offentlig makt och förvaltare av de gemensamma pensionstillgångarna, förutsätter det att vi är speciellt uppmärksamma då det kommer till lagenlighet och kravenlighet samt hållbar och etisk verksamhet.

3. Gåvor och gästfrihet

3.1. Allmänna riktlinjer av givandet och mottagandet av gåvor och gästfrihet

Dessa riktlinjer följs vid givandet och mottagandet av gåvor och gästfrihet.

I konkurrenssituation eller under avtalsförhandling är det inte tillåtet att ge eller ta emot gåvor eller gästfrihet som avviker från det normala eller som till sitt värde är högre än obetydlig.

Alltid då en gåva eller förmån ges eller mottas bör man tänka på Veritas företagsbild och vilka konsekvenserna kan vara för bolagets anseende.

Speciell försiktighet ska vidtas då det är fråga om gåva eller förmån som ges till en enskild kund.

Statliga myndigheter har egna regler för mottagande av gästfrihet som man bör observera då man samarbetar med dem. Då man erbjuder en förmån till myndigheterna, ska man kontrollera att den faller inom ramarna för deras regler. Det är ett brott att muta en tjänsteman eller person i motsvarande ställning och riksdagsledamöter.

3.2. Gåvor

Med gåva avses pengar, föremål, tjänster eller lån som ges som tecken på vänskap till eller respekt för mottagaren.

Om värdet på en gåva eller en förmån som den anställda personligen ska få eller ge överstiger 150 euro bör den anställda diskutera med sin chef före hen ger eller mottar gåvan. Vid behov kan bedömningen göras tillsammans med chefen, sektordirektören och/eller bolagets Compliance Officer och bedömningen kan även vid behov göras för gåvor vars värde understiger 150 euro. I praktiken kan chefen godkänna eller avslå förslaget om givandet eller mottagandet av gåva t.ex. per e-post. För verkställande direktörens del görs motsvarande bedömning tillsammans med styrelseordförande.

Då värdet på gåvan eller förmånen som mottas överstiger gränsen på 150 euro bör ärendet rapporteras till sektordirektören och bolagets Compliance Officer. Verkställande direktören rapporterar om gåvor som överstiger gränsen till styrelseordföranden och bolagets Compliance Officer. Compliance-funktionen upprätthåller ett gåvoregister över dessa rapporterade fall.

3.3. Gästfrihet

Veritas arbetstagare kan delta i representationstillställningar där syftet är att skapa nya affärsförbindelser, upprätthålla eller förbättra nuvarande affärsförbindelser eller förbättra affärsverksamheten. Inom definitionen för gästfrihet faller nöjestillställningar, måltider och mottagningar samt biljetter till eller deltagande i nöjes-, societets-, och sportevenemang, om dessa erbjuds och mottas som en del av en affärsförbindelse. Dessa tillställningar bör ha en acceptabel och saklig grund och gästfriheten som är förknippad till dem ska inte förutsätta några motgåvor.

Om Veritas arbetstagare deltar i en representationstillställning vars värde överstiger gränsen på 150 euro bör personens chef godkänna ärendet innan gästfriheten mottas. Chefen kan också godkänna ärendet i efterhand om personen som deltar märker att eurogränsen eventuellt överskrids först under själva tillställningen. För verkställande direktörens del sköter styrelseordföranden om motsvarande process och verkställande direktören kan också enligt eget omdöme be om godkännande först i efterhand. ​

Om man i samband med en tillställning mottar gästfrihet vars värde överstiger gränsen på 150 euro bör man alltid göra en bedömning enligt bolagets principer och givandet eller mottagandet av gästfrihet bör alltid anmälas till gåvoregistret ifall eurogränsen överskrids.

Exempel

Mötesdeltagande, resor

Till Veritas normala verksamhet hör bl.a. att representera och stå som värd för olika möten samt utbildnings- och samarbetstillställningar som har med branschens verksamhet att göra och i vilka programmet är ansvarsfullt. Deltagandet i dessa betraktas som en vanlig arbetsresa och därmed ansvarar Veritas för rese- och logikostnaderna. Om tillställningen ordnas av en aktör till vars finansiering Veritas bidrar (såsom Tela, FA, PSC) kan också arrangören i fråga stå för dessa kostnader.

Musik-, kultur- och nöjesevenemang

Om en tillställning som en Veritas-anställd blir inbjuden till är anknuten till exempelvis ett musik- eller idrottsevenemang och värden är Veritas samarbetspartner eller kund, bör tillställningen ingå i det normala umgänget mellan företag och uppfylla kraven som anges i Veritas etiska verksamhetsprinciper. Speciellt då man bedömer penningvärdets måttlighet bör man ta hänsyn till de principer för gåvor och gästfrihet som angetts ovan. Om kriterierna uppfylls kan Veritas-anställda delta i tillställningen, motta biljetter och traktering. Principerna gäller också i situationer där Veritas är värd. Noggrant övervägande krävs speciellt i sådana fall då man bjudit in endast en kund.

3.4. Godkända gåvor och gästfrihet

Gåvor och gästfrihet bör uppfylla följande kriterier för att godkännas:

  • de ställer inga förpliktelser eller förväntningar på mottagaren,
  • de har erbjudits öppet och de är tecken på respekt för mottagaren eller tecken på genuina affärsverksamhetsavsikter,
  • mottagandet tål offentlig granskning och alla parter på Veritas kan godkänna det,
  • att ta emot en gåva har eller uppskattas inte ha negativ påverkan för Veritas rykte
  • de är lagliga och i enlighet god vana
  • givandet och mottagandet av gåvor mellan två aktörer sker inte regelbundet (julhälsningar borträknade),
  • mottagandet av gåva eller gästfrihet strider inte mot bolagets etiska verksamhetsprinciper,
  • penningvärdet av gåva eller gästfrihet överstiger inte gränsbeloppet som anges i dessa riktlinjer

4. Välgörenhet, sponsorering och politisk verksamhet

4.1. Välgörenhet

Donationer till välgörenhet är betalningar genom vilka man främjar samhällets väl för en god saks skull. Exempel på dessa är välgörenhetsorganisationer, utbildning och uppfostran samt allmännyttiga ändamål. Donationer ges utan villkor, utan ersättning samt utan att förvänta sig att de gynnar den egna verksamheten.

Donationer till privatpersoner är inte tillåtna.

4.2. Sponsorering

Sponsorering är en affärstransaktion där betalningen sker i form av pengar eller varor. Som ersättning för betalningen får sponsorn synlighet för sitt namn vid en viss aktivitet eller organisationsverksamhet. I gengäld för sponsoravgiften får sponsorn alltså förmåner såsom reklam i samband med evenemang eller publikationer.

Sponsorering är en del av normal affärsverksamhet. Man måste ändå se till att inte inleda sponsorering i en situation där den kunde ses påverka t.ex. ett pågående anbudsförfarande. Man måste också försäkra sig att sponsorering inte leder till intressekonflikter som kan påverka affärsverksamheten.

Det sponsoreringssamarbete vi gör baserar sig på strategiska mål och på att nå rätta målgrupper. Vi koncentrerar oss på långvariga samarbetsavtal och vi gör alltid upp skriftliga avtal med våra samarbetspartners.

Kriterier för vårt samarbete:

  • Partnerns verksamhet ska följa lagar och goda affärsprinciper
  • Partnern och dess verksamhet ska överensstämma med Veritas strategi och brand
  • Partnern ska nå Veritas centrala målgrupper
  • Samarbetet skapar mervärde för Veritas verksamhet
  • Synligheten som samarbetet hämtar med sig kan mätas
  • Samarbetet är något mer än enbart logosynlighet

Veritas bolagsstämma har av tradition årligen beviljat styrelsen ett mindre eurobelopp för att användas till allmännyttiga ändamål. Besluten om donationer och sponsorering fattas av verkställande direktören enligt styrelsens godkännande.

Verkställande direktören rapporterar årligen till styrelsen om samtliga donationer och sponsorering. Styrelsen gör beslut om donationer och sponsorering som överstiger 10 000 euro.

I marknadsföringsanknuten sponsorering av kultur eller sport ska Veritas agera på ett neutralt och ansvarsfullt sätt.

Veritas stöder inte finansiellt personalens eller deras familjemedlemmars fritidsverksamhet. Mindre lotterivinster kan ändå ges t.ex. till idrottsföreningar.

4.3. Politisk verksamhet

Veritas deltar inte i politisk verksamhet.

5. Ansvar

5.1. Veritas styrelse

Veritas styrelse har godkänt dessa riktlinjer mot mutor och styrelsen har helhetsansvaret för att riktlinjerna följs i Veritas.

5.2. Verkställande direktören

Verkställande direktören ansvarar genom tydlig styrning och linjedragningar för att riktlinjerna tillämpas i bolagets vardagliga verksamhet.

5.3. Ledningsgruppen

Ledningsgruppen ansvarar för att dessa linjedragningar följs på deras ansvarsområden och stöder med eget exempel efterföljandet av riktlinjerna.

5.4. Cheferna

Riktlinjerna mot mutor gås igenom med cheferna, vilka i sin tur har ansvaret för att gå igenom dem med de anställda inom sina egna sektorer/avdelningar. Riktlinjerna ingår också i introduktionsprogrammet för nya anställda på Veritas. Vidare framhålls principerna även i den interna kommunikationen i bolaget.

5.5. Veritas anställda

Varje anställd på Veritas ansvarar för sin egen del att riktlinjerna efterföljs.

6. Rapportering

6.1. Rapportering om verksamhet som strider mot riktlinjerna och lagstiftningen

All verksamhet som strider mot dessa riktlinjer eller mot lagstiftningen utreds alltid av chefen.

Vid behov deltar också personaldirektören och chefsjuristen i utredningen. Om det är oklart ifall ett förfarande strider mot dessa riktlinjer eller regleringen, ska den anställda konsultera sin chef eller chefsjuristen.

Att ge eller ta emot en muta är ett brott. Missbruksanmälan ska göras vid förbrytelser av riktlinjerna mot mutor.

Missbruksanmälningarna behandlas och rapporteras enligt processen för missbruksanmälan.

6.2. Gåvoregistret

Compliance-funktionen upprätthåller ett gåvoregister. Varje Veritas-anställd som har gett eller mottagit en gåva, förmån eller någon form av gästfrihet vars värde överstiger 150 euro är skyldig att meddela detta till gåvoregistret.

6.3. Compliance-funktionens rapportering

Compliance-funktionen rapporterar omgående till styrelsen om förbrytelser av riktlinjerna mot mutor.

7. Utbildning och rådgivning

Bolagets riktlinjer och verksamhetsprinciper ingår i introduktionsprogrammet för nya anställda på Veritas. Riktlinjerna mot mutor ingår också i Veritas Compliance-webbkurs som hela personalen regelbundet genomför.

Riktlinjerna som godkänns av styrelsen finns tillgängliga för hela personalen på Veritas intranät.

De närmaste cheferna och ansvariga experterna ansvarar för handledning och utbildning och för att riktlinjerna implementeras i det dagliga arbetet. Utbildningsansvaret är hos linjecheferna och complianceansvariga.

Veritas Compliance Officer vägleder och ger råd för hur dessa riktlinjer tillämpas.

8. Affärspartners

Våra gemensamma värden fungerar som vägledare för ansvarsfulla val. Riktlinjerna mot mutning beaktas även vid val av affärspartners och vid ingående av avtal, också med kunder.

9. Historik över gjorda ändringar och godkända versioner

Veritas styrelse godkänner dessa riktlinjer årligen.