Riktlinjer mot mutor

Godkänd av styrelsen 20.4.2018, 17.9.2019 och 15.9.2020.

1. Bakgrund och syfte

Dessa är Veritas riktlinjer mot mutor. Deras syfte är att vara till hjälp för att identifiera mutning. Riktlinjerna finns till för att det ska finnas gemensamma spelregler för situationer som kan förknippas med mutning. Med riktlinjernas hjälp strävar man att förebygga dessa situationer, som också kan vara svåra att bedöma etiskt.

Veritas förutsätter att dess affärs- och samarbetspartner förbinder sig att följa alla ikraftvarande lagar och bestämmelser.

Särskild försiktighet ska iakttas i situationer där konflikter kan uppstå mellan den Veritas-anställdas personliga intressen och bolagets intressen eller till exempel ett kundbolags eller en serviceproducents intressen. För att Veritas ska anses vara en pålitlig och ansvarsfull pensionsförsäkrare, utövare av offentlig makt och förvaltare av de gemensamma pensionstillgångarna, förutsätter det att vi är speciellt uppmärksamma då det kommer till lagenlighet och kravenlighet samt hållbar och etisk verksamhet.

Dessa riktlinjer gäller alla anställda på Veritas i alla situationer. Riktlinjerna mot mutor utgör en del av Veritas etiska förhållningsregler.

Veritas verksamhet styrs av bolagets värden och etiska förhållningsregler, som ska efterföljas av samtliga anställda i alla arbetsuppgifter.

2. Riktlinjer mot mutor

Gåvor och gästfrihet

Med dessa riktlinjer skapas spelregler för gästfrihet som är en del av vanlig affärsverksamhet, samt för givande och mottagande av gåvor, oberoende om personen som är i Veritas tjänst befinner sig i situationen som gäst eller värd.

Med gåva avses pengar, föremål, tjänster eller lån som ges som tecken på vänskap till eller respekt för mottagaren.

Inom definitionen för gästfrihet faller nöjestillställningar, måltider och mottagningar samt biljetter till eller deltagande i nöjes-, societets-, eller sportevenemang, om dessa erbjuds och mottas som en del av en affärsförbindelse.

Vanliga, måttliga gåvor som ges utan att förutsätta några motgåvor är en del av affärsverksamheten och umgänget med våra kunder och samarbetspartner.

Gåvor och gästfrihet är godkända då de uppfyller följande kriterier:

  • de ställer inga förpliktelser eller förväntningar på mottagaren,
  • de har erbjudits öppet och de är tecken på respekt för mottagaren eller tecken på genuina affärsverksamhetsavsikter,
  • mottagandet tål offentlig granskning och alla parter på Veritas kan godkänna det,
  • givande och mottagande av gåvor mellan två aktörer sker inte regelbundet (julgåvor borträknade),
  • mottagande av gåva eller gästfrihet strider inte mot bolagets etiska regler,
  • penningvärdet av gåva eller gästfrihet överstiger inte gränsbeloppet som anges i reglerna.

I Veritas anses att ett penningvärde på 150 euro är gränsen för måttlighet.

Om värdet på en gåva eller en förmån som den anställda personligen ska få eller ge överstiger detta belopp, bör den anställda diskutera med sin chef före hen ger eller mottar gåvan. Vid behov kan bedömningen också göras tillsammans med chefen, sektionsdirektören och/eller bolagets compliance officer. I praktiken kan chefen godkänna eller avslå förslaget per e-post, och meddelandet läggs som bilaga till fakturan för tillställ-ningen i fråga. Då värdet på gåvan eller förmånen överstiger gränsen på 150 euro, måste ärendet rapporte-ras till linjeansvariga direktören och till bolagets compliance officer. Compliance-funktionen upprätthåller ett register över dessa rapporterade fall.

Alltid då en gåva eller förmån ges eller mottas bör man tänka på Veritas företagsbild och vilka konsekven-serna kan vara för bolagets anseende.

Speciell försiktighet ska vidtas då det är fråga om gåva eller förmån som ges till endast en kund.

Då det är fråga om samarbete med myndigheter ska man i traktering etc. beakta de interna linjedragningar som aktören i fråga har.

Statliga myndigheter har egna regler för mottagande av gästfrihet. Då man erbjuder en förmån till myndigheterna, ska man kontrollera att den faller inom ramarna för deras regler. Att muta en tjänsteman, en annan person som innehar motsvarande ställning eller en riksdagsledamot är ett brott.

Mutning och att förebygga mutning

I givande eller tagande av muta är det fråga om att ge eller motta vilken som helst typ av gåva, lån, betalning arvode eller förmån som har som mål att frambringa en bedräglig eller olaglig handling eller att bryta förtro¬endet i Veritas verksamhet. Det omfattar också fall av missbruk av ställning eller att en anställd eller tredje man som agerar i Veritas namn bryter förtroendet eller utför en olaglig handling.

Veritas accepterar inte direkt eller indirekt mutning i någon form.

Att ge eller att ta en muta är ett brott för vilket man kan dömas till böter eller till högst fyra års fängelse, beroende på brottets allvar.

Mötesdeltagande

Till Veritas normala verksamhet hör bl.a. att representera och stå som värd för olika möten samt utbildnings- och samarbetstillställningar som har med branschens verksamhet att göra och i vilka programmet är ansvarsfullt. Deltagandet i dessa betraktas som en vanlig arbetsresa, och Veritas betalar rese- och logikost-naderna. Om tillställningen ordnas av en aktör till vars finansiering Veritas bidrar (såsom Tela, FA, PSC), kan också arrangören stå för dessa kostnader.

Musik-, kultur- och nöjesevenemang

Om en tillställning som en Veritas-anställd blir inbjuden till är anknuten till exempelvis ett musik- eller idrottsevenemang och värden är Veritas samarbetspartner eller kund, bör tillställningen ingå i det normala umgänget mellan företag och uppfylla kraven som anges i Veritas etiska linjedragning. Speciellt då man bedömer penningvärdets måttlighet bör man också ta hänsyn till de principer för gåvor och gästfrihet som angetts ovan. Om kriterierna uppfylls kan Veritas-anställda delta i tillställningen, motta biljetter och traktering. Principerna gäller också situationer i vilka Veritas är värd. Noggrant övervägande krävs speciellt i sådana fall då man bjudit in endast en kund.

Måttlighet bör följas också gällande logi- och resekostnader etc. Man ska alltid överväga hurdan logi- och resestandard som är lämplig för branschen som helhet och ur det vardagliga arbetets synvinkel. Utgifterna ska kunna motiveras även offentligt, ur perspektivet att Veritas använder arbetspensionstillgångarna på ett ansvarsfullt sätt.

Om gränsen på 150 euro överskrids, ska deltagande i tillställningar som är anknutna till nöjes- eller kulturevenemang meddelas till gåvoregistret som upprätthålls av compliance-funktionen.

Representationsresor

Med representationsresa avses en resa som man blir bjuden på och där värden till stor del står för de kostander som uppstår av resans program och servering.

Då en Veritas-anställd blir bjuden på en representationsresa är det hens förman som avgör resans nödvändighet och godkänner deltagandet i resan. I fråga om alla utlandsresor är det sektordirektören som godkänner deltagandet. Veritas betalar den anställdas resor och eventuella logikostnader. Minst 60 procent av programmet under dylika resor ska vara sakbaserat.

Utgifter som uppstår av representationsresor handläggs enligt Skatteförvaltningens anvisningar (www.vero.fi Representationsutgifterna vid inkomstbeskattningen).

Representationsresor anmäls inte till gåvoregistret som upprätthålls av compliance-funktionen.

3. Välgörenhet, sponsorering och politisk verksamhet

Välgörenhet

Donationer till välgörenhet är betalningar genom vilka man främjar samhällets väl för en god saks skull (t.ex. utbildning och uppfostran eller allmännyttiga ändamål). Donationer ges utan villkor och utan att förvänta sig att de gynnar den egna verksamheten.

Donationer till privatpersoner bör undvikas. Om sådana ändå ges, bör bolagets ledning godkänna dem och övervaka betalningarna.

Sponsorering

Sponsorering är en affärstransaktion där betalningen sker i form av pengar eller varor. Som ersätt¬ning för betalningen får sponsorn synlighet för sitt namn vid en viss aktivitet eller organisationsverksamhet. I gengäld för sponsoravgiften får sponsoren alltså förmåner såsom reklam i samband med evenemang eller publikationer.

Sponsorering är en del av normal affärsverksamhet. Man måste emellertid se till att inte inleda sponsorering i en situation där den kunde ses påverka ett pågående anbudsförfarande. Man måste också försäkra sig att donationer eller sponsorering inte leder till intressekonflikter som kan påverka affärsverksamheten.

Det sponsoreringssamarbete vi gör baserar på strategiska mål och på att nå rätta målgrupper. Vi koncentrerar oss på långvariga samarbetsavtal och vi gör alltid upp skriftliga avtal med våra samarbetspartners.

Kriterierna för samarbete:

  • Partnerns verksamhet ska följa lagar och goda affärsprinciper.
  • Partnern och dess verksamhet ska överensstämma med Veritas strategi och brand.
  • Partnern ska nå Veritas centrala målgrupper.
  • Samarbetet skapar mervärde för Veritas verksamhet.
  • Synligheten som samarbetet hämtar med sig kan mätas.
  • Samarbetet är något mer än enbart logosynlighet.

Veritas bolagsstämma har av tradition årligen beviljat styrelsen ett mindre eurobelopp för att användas till allmännyttiga ändamål. Besluten om donationer och sponsorering fattas av verkställande direktören.

Donationer och sponsorering vars värde överstiger 10 000 euro rapporteras årligen till styrelsen.

I marknadsföringsanknuten sponsorering av kultur eller sport ska Veritas agera på ett neutralt och ansvarsfullt sätt.

Veritas stöder inte finansiellt personalens eller deras familjemedlemmars fritidsverksamhet. Mindre lotteri-vinster kan ändå ges t.ex. till idrottsföreningar.

Veritas deltar inte i politisk verksamhet.

4. Ansvar

Veritas styrelse har godkänt dessa riktlinjer mot mutor och styrelsen har helhetsansvaret för att riktlinjerna följs i Veritas.

Verkställande direktören ansvarar genom tydlig styrning och linjedragningar för att riktlinjerna tillämpas i bolagets vardagliga verksamhet. Bolagets högsta ledning stöder efterföljandet av riktlinjerna genom sitt eget exempel.

Varje anställd på Veritas ansvarar för sin egen del att riktlinjerna efterföljs.

Riktlinjerna mot mutor gås igenom med cheferna, vilka i sin tur har ansvaret för att gå igenom dem med de anställda inom sina egna sektorer. Riktlinjerna ingår också i introduktionsprogrammet för nya anställda på Veritas. Vidare framhålls principerna även i den interna kommunikationen i bolaget.

Bolagets compliance officer ansvarar för att riktlinjerna är uppdaterade.

5. Rapportering om verksamhet som strider mot föreskrifter och lagstiftning

All verksamhet som strider mot dessa föreskrifter eller mot lagstiftning utreds alltid av förman. Vid behov deltar också personaldirektören och chefsjuristen i utredningen. Om det är oklart om ett förfarande står i strid mot dessa principer eller reglering, ska den anställda fråga om råd av sin förman eller alternativt av chefsjuristen.

Compliance-anmälan ska göras om all verksamhet som strider mot föreskrifter.

Anmälan om missbruk ska göras om förbrytelser mot riktlinjerna mot mutor. Fallen behandlas konfidentiellt och åtgärder vidtas på basis av anmälan. Chefsjuristen, och vid behov också personaldirektören, deltar i utredningen.

Anmälan om missbruk handläggs och rapporteras enligt processen för missbruksanmälan.

6. Utbildning och rådgivning

De närmaste cheferna och ansvariga experterna ansvarar för handledning och utbildning och för att riktlin-jer¬na implementeras i det dagliga arbetet. Utbildningsansvaret är hos linjecheferna och complianceansvariga.

7. Affärspartner

Våra gemensamma värden fungerar som vägvisare för ansvarsfulla val. Riktlinjerna mot mutning beaktas även vid val av affärspartner och vid ingående av avtal, också med kunder.