Etiska verksamhetsprinciper

1. Inledning

Lagstadgad pensionsförsäkring är en noggrant reglerad och övervakad bransch. I sin verksamhet följer Veritas nationella och internationella lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter samt interna anvisningar och verksamhetsprinciper.

I dessa etiska verksamhetsprinciper definieras Veritas sätt att agera enligt regelverk och bolagets värderingar. Syftet med Veritas etiska verksamhetsprinciper är att ge medarbetarna tydliga riktlinjer och förväntningar på deras verksamhet och att utgöra en handbok för eventuella konfliktsituationer. Dessutom ökar de etiska verksamhetsprinciperna transparensen i Veritas verksamhet.

Veritas övriga interna verksamhetsprinciper, anvisningar och andra riktlinjer kompletterar och konkretiserar dessa verksamhetsprinciper och styr vår personal till att handla rätt. Varje medarbetare bör följa dessa principer i sitt arbete.

Veritas deltar inte i politisk verksamhet.

De etiska verksamhetsprinciperna har godkänts av Veritas styrelse 22.1.2019. De etiska verksamhetsprinciperna uppdateras och godkänns årligen av styrelsen. Dessa anvisningar har senast uppdaterats den 19 september 2023.

2. Vi agerar ansvarsfullt

Allting vi gör i Veritas omfattas av ansvarsfullhet. De etiska verksamhetsprinciperna stöder Veritas hållbarhetsarbete som bygger på fyra prioriterade områden.

Kunderna och förmånstagarna är vår viktigaste intressentgrupp och grunden för hela vår existens. Personlig service och god tillgänglighet är grundläggande element i vår kundservice. De gör det möjligt att ge individuell och kvalitativ rådgivning i alla frågor som rör arbetspensionsförsäkring.

Ansvarsfull placeringsverksamhet. Vår uppgift är att placera pensionsmedlen på ett betryggande och lönsamt sätt. När vi fattar placeringsbeslut beaktar vi inte bara de ekonomiska aspekterna utan också miljöfrågor, socialt ansvar och god förvaltning. Placeringsverksamheten styrs av våra principer för ansvarsfulla placeringar.

God förvaltning. Som pensionsbolag sköter vi ett viktigt samhällsuppdrag som regleras av lagar och förordningar. Därför är det viktigt att vår verksamhet är transparent och förenlig med vårt uppdrag. Utöver lagstiftningen tillämpar vi omfattande interna anvisningar. Med hjälp av anvisningarna och anknytande personalutbildning ser vi till att alla våra medarbetare följer de gemensamma spelreglerna.

Ansvarsfull arbetsgivare. Vid Veritas är grundelementen för en ansvarsfull arbetsplats samarbete, förnyelse, ärlighet, transparens samt smidighet och rättvist bemötande. Vi går vårt bästa för att främja en god medarbetarupplevelse. Byggstenarna för en god medarbetarupplevelse hos oss är att arbetet är meningsfullt, att medarbetarna på ett omfattande sätt involveras i verksamheten och har möjligheter att påverka, att alla bemöts rättvist och jämlikt, att kommunikationen är öppen och grundar sig på växelverkan samt att ett gott ledarskap ligger i grunden för all verksamhet.

Under de prioriterade områdena har vi ställt upp mål för ansvarsfullheten, och vi använder indikatorer för att följa hur målen uppnås. Mer information om ansvarsfullhet finns på vår webbplats.

Företagsansvar i Veritas

3. Vi följer god försäkringssed i vår affärsverksamhet

I affärstransaktioner och avtalsförhållanden mellan bolaget och försäkringstagarna iakttar Veritas lag och god försäkringssed, som godkänts av bolagets styrelse.

Affärstransaktionerna mellan Veritas och försäkringstagarna ska vara marknadsbestämda vad gäller pris och övriga villkor. I vårt kundarbete följer vi de etiska verksamhetsprinciperna och vi behandlar våra kunder jämlikt.

Vi fattar våra pensions- och försäkringsbeslut i enlighet med lagstiftning, rättspraxis och de tillämpningsanvisningar som Pensionsskyddscentralen fastställt. Det är viktigt för oss att våra beslut är jämlika och att de följer den etablerade avgörandelinjen. Vi motiverar våra beslut på ett begripligt sätt och svarar gärna på frågor gällande besluten. Utgångspunkten för vår service är att alltid betjäna våra kunder snabbt, omsorgsfullt, jämlikt och personligen.

Veritas använder inga sådana arrangemang i sina förhållanden till försäkringstagarna eller i sina andra affärstransaktioner som inte hör till bolagets verksamhet. Som opassande arrangemang betraktas t.ex. att affärstransaktioner i anslutning till arbetspensionsförsäkring eller placeringsverksamhet binds till anskaffning eller användning av försäkringar eller andra tjänster av försäkringsbolag som hör till samma grupp som arbetspensionsförsäkringsbolaget.

4. Vi Känner våra kunder

Att känna igen kunden är en central förpliktelse såväl inom arbetspensionslagstiftningen (ArPL och FöPL) som inom penningtvättlagstiftningen. Veritas identifierar och känner sina kunder samt omfattningen och kvaliteten av deras verksamhet. Inom arbetspensionsförsäkrandet ska kunden identifieras för att förutsättningarna för försäkrandet ska uppfyllas.

Kunder som penningtvättlagstiftningen avser är våra försäkringstagare, låntagare och hyresgäster.

5. Vi accepterar inte mutor

Veritas accepterar inte direkta eller indirekta mutor i någon form. Gåvor som ges eller mottas får inte äventyra bolagets oberoende. Alltid då man ger eller mottar en gåva, måste man beakta de krav som lagstiftningen och bolagets interna anvisningar ställer. Veritas har interna verksamhetsprinciper mot mutor som har godkänts av bolagets styrelse. Principerna syftar till att förebygga missbruk och bidra till att identifiera situationer med mutor.

6. Intressekonfliktsituationer ska undvikas

Med intressekonflikt avses en situation där Veritas beslutsfattande eller oberoende vid beredningen av beslut äventyras, faktiskt eller till synes, på grund av personliga intressen eller strävan efter sådana.

Intressekonfliktsituationer ska identifieras och undvikas. Ingen anställd får delta i behandlingen av ett ärende som gäller ett avtal mellan personen själv och Veritas. Inget beslutsfattande får påverkas av ens personliga intressen. Om de egna arbetsuppgifterna inbegriper ärenden som gäller ens släktingar eller andra bekanta personer, ska dessa ärenden i sin helhet flyttas över till en annan handläggare. En person får inte heller delta i behandlingen av ett ärende som gäller avtal mellan Veritas och till exempel en serviceproducent eller ett kundföretag, om personen är anställd hos eller medlem av ett förvaltningsorgan i sammanslutningen, eller om personen kan förväntas få sådan väsentlig fördel av situationen som står i strid med Veritas intressen.

Alla nya medarbetare meddelar sina eventuella medlemskap i förvaltningsorgan när anställningen börjar. Anställda vid Veritas ska meddela om nya medlemskap i förvaltningsorgan innan de mottar medlemskapet. En lista över medlemskap i förvaltningsorgan förebygger intressekonflikter och bidrar till att identifiera intressekonflikter när de uppstår. Styrelsemedlemskap i bostadsaktiebolag eller i ideella föreningar behöver inte meddelas.

Ägarstyrningsprinciper tillämpas vid medlemskap i förvaltningsorgan i sådana sammanslutningar där Veritas hör till ägarna.

  • I ägarstyrningssituationer är förfarandet följande: Styrelsen besluter om verkställande direktörens och vice verkställande direktörens deltagande i förvaltningsorgan eller utskott i andra bolag eller sammanslutningar.
  • Verkställande direktören besluter om övriga ledningsgruppsmedlemmars och övriga personalens deltagande i förvaltningsorgan eller utskott i andra bolag eller sammanslutningar, med undantag av sådana fastighetssammanslutningar som helt eller delvis ägs av Veritas, för vilka besluten fattas av placeringsdirektören.

Medlemmarna av Veritas styrelse förpliktas av bestämmelserna om jäv i lagstiftningen angående arbetspensionsbolag. En medlem i Veritas styrelse är jävig att delta i styrelsens behandling av ett ärende om hen är anställd hos en intressent i ärendet eller är medlem i intressentens förvaltningsorgan.

Chefen ska utan dröjsmål underrättas om alla intressekonflikter.

7. Betydande närståendekretstransaktioner behandlas av bolagets styrelse och uppgifterna offentliggörs

Med närståendekretsåtgärder avses alla rättshandlingar som görs med närståendekretsen, oberoende av deras föremål eller beteckningar, i vilka Veritas står som andra part.

Affärstransaktioner mellan ett arbetspensionsförsäkringsbolag och dess ledning ska vara förenliga med bolagets intressen. Därför behandlas arbetspensionsbolagets betydande transaktioner med bolagets närståendekrets i dess styrelse och publiceras på Veritas externa webbplats.

Veritas styrelse behandlar alla transaktioner med närståendekretsen i vilka bolagets intresse överstiger 5 000 euro eller då transaktionen av annan orsak kan anses vara betydande. Transaktionens betydelse avgörs alltid separat för varje fall.

8. Vi behandlar uppgifter konfidentiellt och följer dataskyddsbestämmelser

För att vi ska kunna sköta det lagstadgade arbetspensionsskyddet måste vi behandla konfidentiella uppgifter. Vi behandlar alla konfidentiella uppgifter om företag och personer omsorgsfullt och på det sätt som lagar och föreskrifter förutsätter, och vi lämnar aldrig ut uppgifter utan samtycke eller särskilda lagbestämmelser till någon annan än parten själv.

I alla skeden då personuppgifter behandlas ska de av Veritas godkända principerna för dataskydd och datasäkerhet iakttas. Vi upprätthåller personalens dataskydds- och informationssäkerhetskompetens genom regelbundna utbildningar och uppdaterade anvisningar och beaktar informationssäkerhetsfrågor i all vår verksamhet.

Information om hur vi behandlar personuppgifter finns i dataskyddsbeskrivningarna i adressen www.veritas.fi/sv/dataskydd.

9. Insiderregler främjar vår tillförlitlighet

Missbruk av insiderinformation innebär att konfidentiell och känslig företagsinformation används för oetiska eller olagliga ändamål. Missbruk av insiderinformation är alltid förbjudet vid Veritas, oberoende av var eller hur informationen har erhållits. Förbudet mot missbruk av insiderinformation gäller alla medarbetare vid Veritas. Veritas har också en kanal för rapportering av överträdelser. Alla rapporter behandlas konfidentiellt.

I Veritas följer vi de av styrelsen godkända insiderreglerna. Anvisningarna är uppgjorda för att främja placeringsverksamhetens offentliga tillförlitlighet och personalens kunskaper om insiderbestämmelserna, så att det inte ens ska ske oavsiktliga förbrytelser mot dem.

Veritas upprätthåller ett insiderregister över permanenta insiders. De offentliga uppgifterna i insiderregistret kan ses i webbtjänsten som upprätthålls av Euroclear Finland Oy.

10. Var och en kan vara uppriktigt sig själv

Vi i Veritas anser att grundelementen för en ansvarsfull arbetsplats är samarbete, förnyelse, ärlighet, transparens, samt flexibilitet och rättvist bemötande. Hos oss utför varje anställd ett betydelsefullt arbete som en del av det finländska pensionssystemet.

Vi bemöter alla arbetstagare jämlikt och satsar på gott och ansvarsfullt ledarskap. Vi sörjer för personalens välmående i arbetet och för deras kunnande, och vi främjar utvecklingen av kunnandet så att det ska motsvara de förändringar som sker i verksamhetsmiljön.

Vi förutsätter sakligt beteende i arbetsgemenskapen av alla anställda. Vi ingriper omedelbart om olämpligt beteende uppdagas. Veritas har absolut nolltolerans mot trakasserier, diskriminering och mobbning.

11. Iakttagande av goda verksamhetsprinciper

Alla nya Veritas-anställda får en introduktion i de etiska verksamhetsprinciperna. Hela personalen avlägger regelbundet en webbkurs i compliance, som omfattar en genomgång av verksamhetsprinciperna.

Varje anställd ansvarar för sin del för att bolaget iakttar lagar, regler och anvisningar i sin verksamhet. En sektoransvarig direktör är skyldig att säkerställa att roller, ansvar och rapporteringsplikter är tydligt definierade i organisationen.

Om det kommer fram brister i efterlevnaden av regler och verksamhetsprinciper och om situationen involverar risker, ska man göra en anmälan om det till compliance-funktionen. Veritas har också i bruk en kanal för rapportering om missbruk. Via denna kanal kan en anställd anonymt rapportera om misstänkta brott mot lagar eller andra bestämmelser.

12. Snabbtest för etisk hållbarhet

Etiska förhållningsregler