Maaliskuussa 2020 työyhteisömme siirtyi etätyöskentelyyn muiden yritysten tapaan koronapandemian vuoksi. Alkuun sovittuja kehittämisen työpajoja siirrettiin siinä toivossa, että poikkeusaika olisi pian ohitse. Pandemian jatkuessa erilaisten työpajojen järjestäminen virtuaalisesti on kuitenkin tullut ajankohtaiseksi.
Onneksemme olimme siirtyneet edellisenä vuonna käyttämään moderneja työvälineitä Microsoftin O365-ympäristössä. Näin ollen Teams oli meille jo tuttu työväline, joten isosti etätyöhön siirtyessämme emme enää kipuilleet sen käytön kanssa. Haasteena kokouksissa ja työpajoissa meillä oli ja on edelleen kameran käyttäminen. On vaikeaa luoda virtuaalisesti hyvä tunnelma kokouksiin, kehittämistyöpajoihin tai perehtymistilaisuuksiin, jos yksi oleellinen aisti jää kokonaan puuttumaan vuorovaikutustilanteessa.
Virtuaalisesti yhdessä
Tämän vuoden aikana olemme kuitenkin rohkaistuneet virtuaalisissa työpajoissa ja muissa tapaamisissa. Yhä useampi uskaltaa avata kameran, vaikka kotikonttorilla hiukset eivät olisi aivan mintissä, ja näin pääsemme myös visuaalisesti yhteiseen virtuaalitilaan edes pieneksi hetkeksi. Pystymme luomaan mielikuvan siitä, että olemme yhdessä perehtymässä johonkin uuteen tai ideoimassa erilaisia ratkaisuja.
Olemme toteuttaneet yhteisiä työpajoja ja ryhmätöitä Teamsin kanavissa ja heti joulukuun puolivälistä Teamsin Breakout Roomsissa (pienryhmätila), kun se tuli saataville.
Kokemukset virtuaalisista ryhmäkeskusteluista ja -töistä ovat olleet erittäin hyvät. Teamsin kanavan kautta järjestetyissä työpajoissa kaikki voivat käydä vierailemassa eri ryhmissä ja katsomassa muiden ryhmien tuotoksia. Kanavissa järjestettävien ryhmien työskentelyä täytyy ehkä hieman enemmän koordinoida ja ohjeistaa, kun taas Breakout Rooms -toimintoa käyttämällä järjestäjä pystyy jakamaan henkilöt ryhmiin, viestimään kaikille yhtä aikaa ja palauttamaan heidät myös takaisin yhteiseen tilaan. Breakout Rooms -tiloissa eivät kuitenkaan muut kuin kokouksen järjestäjä pääse vierailemaan eri ryhmissä, joten se kannattaa huomioida, kun järjestää yhteistä työpajaa.
Innovaatiotyöpaja etänä
Innovointi saatetaan kokea haastavaksi, mikäli ryhmä ei pysty olemaan samassa tilassa. Joulukuun alussa päätimme kokeilla virtuaalista innovaatiotyöpajaa edunsaajien palvelukehitykseen liittyen. Työpaja toteutettiin Teamsissa, johon oli perustettu kolme ryhmää valmiiksi. Ennen työpajaa kävimme ydinryhmän kanssa läpi tilaisuuden ”käsikirjoituksen”. Näin toimimalla ohjeistaminen oli helpompaa ja jokaisessa ryhmässä oli mukana henkilöitä, jotka olivat jo tutustuneet mm. ryhmätyöskentelyväline Flingaan. Työpajan tavoitteena oli tuottaa mahdollisimman monta ideaa palvelukehitykseen ja siinä onnistuttiin. Suunnittelupäälliköllä on käytettävissä nyt 111 ideaa, jotka käytiin läpi Flingassa ja yhteensä 190 ideaa kolmelta ryhmältä.
Työpajan tiimoilta palautteena tuli, että välillä oli hieman tylsää, kun ideoita käytiin läpi Flingassa. Toisaalta pienryhmätyöskentely koettiin onnistuneeksi ja ryhmissä keskusteltiin vilkkaasti.
Vinkkejä virtuaalisen työpajan, kokouksen tai muun tilaisuuden järjestämiseen
- Virtuaalinen työskentely vaatii heittäytymistä
Joskus uusien työvälineiden käyttöönotto vaatii rohkeutta. Vain pari päivää Breakout Roomsin julkaisusta, netistä luettujen ominaisuuksien perusteella, otimme käyttöön pienryhmätilan Veritas Future -valmennusryhmän kanssa. Työskentely todella tuoreen työvälineen kanssa oli jännittävää, ja alussa minulla järjestäjänä oli pientä hapuilua esimerkiksi ryhmiin jakamisessa.
- Hyödynnä apuvälineitä
Virtuaalisissa tilaisuuksissa kannattaa käyttää hyväkseen myös muita työvälineitä kuten esim. Microsoftin Whiteboardia tai Flingaa. Molemmat toimivat hyvin täydentämässä ryhmätyöskentelyä. Osallistujat pystyvät yhtä aikaa kirjoittamaan ja siirtämään virtuaalisia Post-it lappuja. Whiteboardissa pystyy peukuttamaan ideoita näppärästi, Flinga Wall mahdollistaa myös tämän.
- Aktiiviset osallistujat onnistuneen työpajan avain
Kun kaikki osallistuvat keskusteluun ja kirjoittavat yhdessä, saa jokainen osallistuja lisäarvoa.
- Mukaan avoin mieli
Kaikki ei ehkä alussa mene aivan nappiin, mutta osallistumalla avoimin mielin ja kokeilemalla uusia asioita, kokemus karttuu ja opimme uusia menetelmiä.
