Som många andra företag övergick vår arbetsgemenskap till distansarbete på grund av coronapandemin i mars 2020. Till en början flyttade vi fram avtalade utvecklingsworkshoppar i hopp om att undantagsförhållandena snart skulle vara förbi. När pandemin fortsatte blev det ändå aktuellt att ordna olika workshoppar virtuellt.
Lyckligtvis hade vi redan året innan övergått till att använda moderna verktyg i Microsoft 0365-miljö. Därför var Teams redan ett välbekant verktyg för oss och när vi övergick till distansarbete behövde vi därför inte kämpa med att använda det. En utmaning på våra möten och i workshopparna var, och är alltjämt, användningen av kameran. Det är svårt att virtuellt skapa en god stämning på möten, workshoppar och inskolningsevenemang, om ett väsentligt sinne helt saknas i interaktionen.
Virtuellt tillsammans
Under detta år har vi ändå blivit modigare i våra virtuella workshoppar och på andra möten. Allt flera vågar sätta på kameran, trots att håret kanske inte alltid ser helt perfekt ut på hemmakontoret, och på så sätt kan vi också visuellt samlas i ett gemensamt virtuellt rum åtminstone för en kort stund. Vi kan föreställa oss att vi tillsammans ska sätta oss in i något nytt, eller komma med idéer till olika lösningar.
Vi har hållit gemensamma workshoppar och grupparbeten på Teams och genast från mitten av december i Teams Breakout Rooms (grupprum) när den funktionen lanserades.
Vi har mycket goda erfarenheter av gruppsamtal och grupparbete. I workshoppar som ordnas via Teams kan alla besöka olika grupper och bekanta sig med vad de andra grupperna har åstadkommit. Arbetet i de grupper som ordnas via kanalerna kräver kanske något mera koordinering och instruktioner, medan man i funktionen Breakout Rooms kan dela in personerna i grupper, skicka meddelande till samtliga grupprum samtidigt och också återföra alla till ett gemensamt rum. När man ordnar en gemensam workshop är det ändå viktigt att beakta att ingen annan än mötesarrangören kan besöka de olika grupperna i Breakout Rooms.
Innovationsworkshop på distans
Innovation kan upplevas som utmanande om gruppen inte kan vistas i samma rum. I början av december bestämde vi oss för att på prov ordna en virtuell innovationsworkshop om utvecklingen av servicen för förmånstagare. Workshoppen hölls i Teams där vi på förhand hade bildat tre grupper. Före workshoppen gick vi igenom ”manuskriptet” för mötet med kärngruppen. På så sätt var det lättare att ge anvisningar, och i varje grupp fanns det personer som redan hade bekantat sig med bland annat grupparbetsredskapet Flinga. Målet för workshoppen var att ta fram så många idéer som möjligt för serviceutvecklingen, och det lyckades vi med. Planeringschefen har nu till sitt förfogande 111 idéer som behandlades i Flinga, och totalt 190 idéer från tre grupper.
Responsen från workshoppen visade att det emellanåt kändes lite långtråkigt när man gick igenom idéerna i Flinga. Å andra sidan upplevde deltagarna arbetet i smågrupper som lyckat och diskussionen i grupperna var livlig.
Tips för virtuella workshopar, möten och evenemang
- Virtuellt arbete förutsätter att man har förmågan att kasta sig in i det
Ibland krävs mod för att ta i bruk nya verktyg. Bara ett par dagar efter att Breakout Rooms lanserades tog vi, på basis av de egenskaper som vi läste om på nätet, i bruk funktionen tillsammans med coachningsgruppen Veritas Future. Det var spännande att arbeta med ett helt nytt verktyg och till en början famlade jag som organisatör nog med till exempel indelningen i grupper.
- Utnyttja alla hjälpmedel
I virtuella evenemang lönar det sig att utnyttja också andra verktyg, till exempel Microsofts Whiteboard eller Flinga. Bägge två fungerar bra som komplement vid grupparbete. Deltagarna kan samtidigt skriva och flytta på virtuella Post-it-lappar. I Whiteboard kan man behändigt sätta tummen upp för idéer, i Flinga Wall kan man också göra detta.
- Aktiva deltagare är nyckeln till en lyckad workshop
När alla deltar i diskussionen och skriver tillsammans ger det varje deltagare ett mervärde.
- Med öppet sinne
Allt går kanske inte som smort genast från början, men genom att delta med ett öppet sinne och testa olika saker får vi mer erfarenhet och lär oss nya metoder.
