Automatiserat beslutsfattande ökar i svindlande takt i myndigheternas verksamhet. Automation utnyttjas också i fråga om pensionsbeslut. Vad är orsaken till detta och är det något som kunden behöver oroa sig för?
Vilka funktioner kan automatiseras?
Behandlingen av en pensionsansökan består av många olika skeden där vissa åtgärder eller prövningar inte nödvändigtvis behöver utföras av en människa och redan länge åtminstone delvis har skötts automatiserat. I fråga om vissa funktioner kan det rentav vara säkrare att använda sig av automation än att en människa utför samma funktion.
När man tänker på saken ur ett bredare perspektiv, inbegriper begreppet automation redan det att man använder en dator. Vid pensionshandläggning är det vanligt att automation utnyttjas enbart för en del av handläggningsskedena. Om hela beslutet fattas med hjälp av automation och inget skede av handläggningen involverar en människa, talar man om automatiserat beslutsfattande. Förutsättningarna för att fatta beslut helt automatiserat regleras i lag.
Vilken typ av uppgifter kan man sköta med hjälp av automatisering – Vad får en robot göra?
När en kund ansöker om pension och loggar in i pensionsbolagets ansökningstjänst med bankkoder eller mobilcertifikat utförs en process som utnyttjar automation, där personens personuppgifter söks fram för ansökan. Motsvarande sak sker när pensionsbolaget får en ansökan i pappersform. Med hjälp av personbeteckningen söks kundens personuppgifter fram ur olika myndigheters system, till exempel de system som upprätthålls av myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
Kunden fyller i uppgifterna i pensionsansökan, till exempel från och med vilket datum hen ansöker om pension och till vilket konto pensionen ska betalas. Uppgiften om datum för pensionens startdag och kundens kontonummer kan avläsas automatiskt från ansökan. Systemet identifierar siffrorna och lagrar dem alltid korrekt i pensionshandläggningssystemet. Den kan till exempel aldrig göra skrivfel. Det är endast om pensionen inte kan beviljas från och med den tidpunkt som kunden önskar eller om kunden själv har angett ett kontonummer som inte existerar som det finns behov av mänsklig prövning och eventuell ytterligare utredning.
Systemet hämtar automatiskt uppgifter om kundens anställningsförhållanden med tanke på beräkningen av pensionen. Bakgrunden till uppgifterna är till exempel det inkomstregister som skattemyndigheten för, och till vilket arbetsgivaren har anmält uppgifterna. I vårt samhälle har data om t.ex. person- och inkomstuppgifter i stor utsträckning redan lagrats i ett register eller en databas som förs av en tillförlitlig myndighet som står under tillsyn. Det vore ineffektivt att inte utnyttja denna redan befintliga information. Även här är automationen alltså på sin plats. Uppgifterna söks via för ändamålet byggda, säkra och testade gränssnitt. Ingen information rör sig via osäkra förbindelser. Systemen har ofta byggts upp i samarbete som involverat hela pensionssektorn och deras funktion övervakas noga.
I bästa fall finns alla uppgifter som behövs för att avgöra pensionsansökan och beräkna pensionsbeloppet färdigt tillgängliga i registren och ett positivt pensionsbeslut kan fattas helt automatiserat. Som snabbast tar detta mindre än en minut. Om beslutet har fattats helt automatiserat, ska detta också meddelas i det beslut som skickas till kunden. Kunden kan alltid kontrollera beslutet och kontakta pensionsbolaget om hen har frågor eller anmärkningar som gäller beslutet. Kunden kan också anföra besvär över det beslut hen har fått. I detta avseende är det ingen skillnad mellan pensionsbeslut som handlagts av en människa eller sådana som handlagts automatiserat. Besvär som gäller pensioner behandlas aldrig automatiserat.
En automat kan inte och får inte göra allt
Det finns naturligtvis också sådant som en maskin varken kan eller får göra. Man kan till exempel tänka sig att en kund har ansökt om ålderspension från och med den 1 november, även om hen inte uppnår sin ålder för ålderspension förrän den 15 november, och därför är berättigad till pension först från och med den 1 december. I detta skede har den automatiska processen definierats så att den identifierar problemet och styr behandlingen vidare till en människa som kan överväga vilka åtgärder som behövs och avgöra ärendet. Automaten utför alltså inga sådana funktioner som förutsätter prövning. Att utföra sådana funktioner automatiserat är förbjudet enligt lag. En automat kan därför inte till exempel avgöra en ansökan om invalidpension eller rehabilitering. Ett helt automatiserat beslutsfattande används inte heller för att fatta ett sådant pensionsbeslut där den pension som kunden ansökt om inte beviljas. Sådana beslut förutsätter alltid mänsklig handläggning och prövning.
Den automatiseringslagstiftning som gäller lagstadgade pensioner finns huvudsakligen i förvaltningslagen (Förvaltningslagen 2003/434). Även annan lagstiftning har bestämmelser om automatiserat beslutsfattande.
Varför automatiserar man då beslutsfattandet?
Målet med automatiseringen av olika processer är effektivitet, vilket innebär snabba beslut för kunden och kostnadsdisciplin för systemet. När det grundläggande arbetet, t.ex. sökning och lagring av uppgifter automatiseras, frigörs tid för annat arbete. Pensionsexperterna kan koncentrera sig på de arbetsuppgifter som automaten inte kan utföra.
När det gäller pensionssystemet eftersträvar man genom automatiseringen av processerna en kostnadsdisciplin som i slutändan påverkar oss alla via pensionsavgifterna. Även om det också i dagsläget bara är en relativt liten andel av de pensionsförsäkringspremier som samlas in av arbetsgivare och arbetstagare som går till att driva pensionsbolagens verksamhet, är det viktigt med tanke på hela pensionssystemet att pensionsbolagens kostnader hålls så låga som möjligt. Även om utvecklandet av automationen inte är gratis, hjälper en ökad användning av automation oss att nå detta mål. Det viktigaste är att identifiera för vilka processer och på vilket sätt det lönar sig att utnyttja automation.
Den ökande automationen är alltså inget man behöver oroa sig för. Automationen styrs till att utföra endast de uppgifter där den är till störst nytta och där det inte behövs någon mänsklig slutledningsförmåga. Det handlar framför allt om att effektivt kombinera olika typer av kompetenser.
