Principer för ägarstyrning

I dessa principer för ägarstyrning drar vi upp riktlinjer för vilken slags ägare vi är, vilka våra förväntningar är och hur vi utövar våra rättigheter som grundar sig på vårt innehav.

Principerna gäller våra noterade aktieplaceringar och placeringar i placeringsfonder i Finland och utomlands. I fråga om våra icke-noterade aktieplaceringar tillämpas principerna i tillämpliga delar.

Principerna har godkänts av bolagets styrelse 14.12.2021. Enligt 10 b § i lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag ska ett arbetspensionsförsäkringsbolags styrelse fastställa principer för hur bolagets rättigheter som grundar sig på innehav i andra sammanslutningar ska utövas. Styrelsen godkänner principerna årligen.

1. Ägarstyrningen som en del av Veritas placeringsstrategi

Vår uppgift som arbetspensionsförsäkrare är att sköta det lagstadgade pensionsskyddet och att placera pensionsmedlen så att vi strävar efter att få högsta möjliga avkastning inom ramarna för en godtagbar risknivå. På så sätt bär vi vårt ansvar som en del av Finlands pensionssystem.

Målet med vår placeringsverksamhet är att trygga finansieringen av arbetspensionssystemet på lång sikt. En god förvaltning av de objekt vi äger tryggar placeringsintäkterna på lång sikt och därför strävar vi efter att påverka våra ägarobjekt genom ägarstyrning.

Ansvarsfullheten utgör en väsentlig del av vårt mandat att placera pensionsmedlen ”på ett lönsamt och betryggande sätt”. I placeringsverksamheten lägger vi stor vikt vid ansvarsfrågor: faktorer som inverkar på miljö (E), samhälle och sociala faktorer (S) samt god förvaltning (G). Vi anser att de företag som i sin verksamhet strävar efter att beakta möjligheter och risker relaterade till ansvarsfullhet har bättre möjligheter att kunna anpassa sina funktioner utifrån förändringar i affärsverksamhetsmiljön.

2. Vår verksamhet som ägare (Direkta aktieplaceringar)

  • hur vi följer upp verksamheten i de bolag vi äger och utövar vår rösträtt och andra rättigheter i anslutning till aktierna
  • hur vi för en dialog med de bolag vi äger, andra aktieägare och intressentgrupper

Som ägare vill vi agera aktivt och utöva en långsiktig investeringspolitik. I fråga om de bolag vi äger följer vi upp bolagets strategi och ekonomiska lönsamhet, bedömningen av de risker som hänför sig till bolagets verksamhet och bolagets kapitalstruktur. Utöver ekonomiska nyckeltal eller uppskattningar bedömer vi också ansvarsfullheten i verksamheten hos de bolag vi äger.

Som ägare deltar vi i regel i bolagsstämmorna för finländska noterade bolag. Vid bolagsstämmorna stöder vi bolagsstyrelsernas förslag om det inte finns grundad anledning att agera annorlunda.

Vi publicerar årligen på vår webbplats en i 10 b § 4 mom. i lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag avsedd utredning över hur principerna för ägarstyrning har genomförts och över vårt röstningsbeteende vid bolagsstämmor för bolag noterade i Finland. 

Vi träffar regelbundet ledningen för de finländska bolag vi äger. Vid mötena diskuterar vi bolagets mål och utmaningar. Syftet är att förstå och bedöma bolagets verksamhet och ledning samt att berätta om våra egna förväntningar som aktieägare. Genom att träffa företagen kan vi också påverka och styra ansvarsfullheten i en positiv riktning. Vid företagsmötena kan vi diskutera bl.a. ansvarsfull affärsverksamhet och hur klimatförändringen beaktas.

Vid behov kan vi också samarbeta med övriga aktieägare och fatta gemensamma beslut om åtgärder när det är ändamålsenligt. Ju fler aktieägare som står bakom påverkningsprocessen, desto större effekt har den i målsammanslutningens beslutsfattande.

Det viktigaste i placeringen av pensionsmedel är arbetspensionsförsäkrarnas ekonomiska ansvar: det centrala med tanke på en hållbar finansiering av pensionsskyddet är avkastningen från medlen och hur säker den är. Av detta följer att om verksamheten i ett företag vi äger även efter en sådan kontakt som beskrivs ovan fortsätter vara otillfredsställande, och vi bedömer att det i praktiken inte finns några ytterligare möjligheter att påverka, kan vi göra oss av med vårt innehav.

3. Våra förväntningar som ägare (Direkta aktieplaceringar)

3.1. Våra förväntningar i fråga om miljöansvar

Vi uppmuntrar bolagen att rapportera om sina miljökonsekvenser och att ställa upp ambitiösa mål för att stävja klimatförändringen, minska de skadliga miljöeffekterna och skydda naturens mångfald.

Vi följer upp koldioxidintensiteten hos våra placeringsobjekt och på lång sikt är vårt mål att vår placeringsportfölj ska ligga i linje med Parisavtalet. Vårt mål är att minska portföljens koldioxidintensitet och öka andelen koldioxidsnåla objekt i vår portfölj.

Därför uppmuntrar vi bolagen att rapportera om verksamhetens koldioxidintensitet och andra klimateffekter. Vi rapporterar om klimatrisker i enlighet med TCFD (Task Force on Climate-related Financial Disclosures) och uppmanar våra placeringsobjekt att göra detsamma. Dessutom uppmuntrar vi våra placeringsobjekt att rapportera i enlighet med EU:s taxonomi.

3.2. Våra förväntningar i fråga om socialt ansvar

Vi anser att en rejäl och jämlik behandling av företagets anställda är en förutsättning för bolagets ekonomiska framgång på lång sikt. Att främja arbetshälsa är en del av vår verksamhet som arbetspensionsförsäkrare.

Vi förväntar oss detsamma även av de bolag vi äger. Om det framgår att bolagets verksamhet involverar ett utnyttjande av arbetskraften eller annan olaglig verksamhet relaterad till behandlingen av de anställda och verksamheten även efter en sådan kontakt som beskrivs ovan fortsätter vara otillfredsställande, och vi bedömer att det i praktiken inte finns några ytterligare möjligheter att påverka, kan vi göra oss av med vårt innehav.

3.3. Våra förväntningar i fråga om god förvaltning

3.3.1. Aktieägarnas jämlikhet

De företag vi äger ska agera i enlighet med sina aktieägares intresse och behandla bolagets aktieägare jämlikt.

3.3.2. God förvaltningssed

Vi anser att det är viktigt att placeringsobjekten förbinder sig till god lednings- och förvaltningssed.

Vi lägger i synnerhet när det gäller börsnoterade bolag vikt vid att bolagen följer inhemska och internationella rekommendationer och bästa praxis. I Finland innebär detta att börsnoterade bolag ska iaktta Värdepappersmarknadsföreningens Kod för bolagsstyrning 2020. Vi anser det viktigt att bolagen ger tydliga motiveringar till eventuella avvikelser från koderna för bolagsstyrning. När det gäller onoterade bolag förväntar vi oss att de iakttar koderna för bolagsstyrning i tillämpliga delar och i den mån det är möjligt.

Vi anser att målbolagen ska följa principerna för god förvaltning när det gäller förvaltningsorganens verksamhet och val av dem samt vinstutdelning.

3.3.3. Rapportering

Vi fäster särskild uppmärksamhet vid målbolagens tydliga och rättidiga information och deras öppenhet gentemot oss som placerare i väsentliga frågor. Bolaget som är placeringsobjekt ska i sin verksamhet vara tillräckligt transparent när det rapporterar om sin ekonomiska situation, strategi och sina risker.

Utöver ekonomisk rapportering anser vi att det är viktigt att bolaget rapporterar om sin förvaltningssed och även om andra än ekonomiska uppgifter, såsom vilka risker i anslutning till ansvarsfullhet som hänför sig till företagets verksamhet och hur det strävar efter att hantera dessa risker.

3.3.4. Övrigt

Bolagsstämman

Eftersom bolagsstämman är det centrala organet för styrning som baserar sig på ägarställning förutsätter vi att det i materialet som sänds ut inför bolagsstämman finns utredningar över bl.a. framställningar om incitamentsystem och motiveringar till förslag som avviker från de ärenden som normalt behandlas på bolagsstämman.

Incitamentsystem

De incitamentsystem som tillämpas i bolagen ska vara sporrande och utmanande, dock så att de stöder bolagets och ägarnas långsiktiga intressen och är skäliga med tanke på sina helhetsverkningar.

Bolagets styrelse

I fråga om styrelsens sammansättning anser vi att diversitet i fråga om styrelsemedlemmarnas kompetens, erfarenhet och synpunkter stöder utvecklingen av bolagets affärsverksamhet och en god förvaltning. Det är viktigt att styrelsen har sådan kompetens som är väsentlig med tanke på bolagets framtid.

Vår definition av styrelsemedlemmarnas oavhängighet gentemot bolaget och de största aktieägarna baserar sig i Finland på förvaltningskodens rekommendation. Om bolaget har en klar huvudägare är det att rekommendera att en representant för huvudägaren också är medlem av styrelsen. Vi anser i regel att rollerna som ordförande och verkställande direktör separeras.

Vi ser det som viktigt att styrelsens verksamhet utvärderas årligen, aningen i form av självutvärdering, genom intervjuer utförda av nomineringskommittén eller med hjälp av en extern bedömare.

4. Vår verksamhet som placerare (Placeringar i placeringsfonder)

I fråga om placeringar i placeringsfonder agerar vi på följande sätt:

4.1. Fondval

I processen när fonder väljs ut strävar vi efter att säkerställa att fondförvaltaren och fonden uppfyller våra krav i fråga om riskkorrigerad avkastning på placeringen, god förvaltning och ansvarsfull verksamhet. Som en del av valet diskuterar vi med det team som förvaltar fonden och klarlägger hur fondförvaltaren tillämpar ansvarsaspekterna i placeringsverksamheten och hur ansvarsfullheten de facto har integrerats i fondprocessen samt hur därmed relaterade verksamhetsprinciper har dokumenterats.

4.2. Uppföljning

Vi genomför årligen en ESG-enkät bland fondförvaltarna, för en dialog med fondförvaltaren och analyserar placeringsfondsportföljen.

Syftet är att förstå och bedöma kapitalförvaltarens och placeringsfondens verksamhet samt berätta om våra egna förväntningar som placerare. Vid behov påverkar vi genom att framföra vår oro över placeringen och vi ger fondförvaltaren en skälig tid att vidta korrigerande åtgärder.

Vi kan också samarbeta med övriga aktieägare och fatta gemensamma beslut om åtgärder när det är ändamålsenligt. Ju fler placerare som står bakom påverkningsprocessen, desto större effekt har den i fonden.

Det viktigaste i placeringen av pensionsmedel är arbetspensionsförsäkrarnas ekonomiska ansvar: det centrala med tanke på en hållbar finansiering av pensionsskyddet är avkastningen från medlen och hur säker den är. Av detta följer att om fondens verksamhet även efter en sådan kontakt som beskrivs ovan fortsätter vara otillfredsställande, och vi bedömer att det i praktiken inte finns några ytterligare möjligheter att påverka, kan vi göra oss av med vårt innehav.

5. Våra förväntningar som placerare (Placeringar i placeringsfonder)

5.1. Våra förväntningar i fråga om miljöansvar

Vi uppmuntrar fondförvaltaren att rapportera om miljökonsekvenserna.

Vi följer upp koldioxidintensiteten hos våra placeringsobjekt och på lång sikt är vårt mål att vår placeringsportfölj ska ligga i linje med Parisavtalet. Vårt mål är att minska portföljens koldioxidintensitet och öka andelen koldioxidsnåla objekt i vår portfölj.

Vi rapporterar om klimatrisker i enlighet med TCFD (Task Force on Climate-related Financial Disclosures) och uppmanar våra placeringsobjekt att göra detsamma. Dessutom uppmuntrar vi våra placeringsobjekt att rapportera i enlighet med EU:s taxonomi.

Vi har förbundit oss till de internationella principer för ansvarsfulla placeringar som tillkommit på FN:s initiativ (UN Principles for Responsible Investment, PRI) och rekommenderar dessa även för de placeringsfonder som vi placerar i.

5.2. Våra förväntningar i fråga om god förvaltning

5.2.1. Placerarnas jämlikhet

Placeringsfonden och placeringsfondsförvaltaren ska agera i placerarnas intresse och bemöta dem som placerat i placeringsfonden jämlikt.

5.2.2. God förvaltningssed

Vi anser att det är viktigt att placeringsobjekten förbinder sig till en god lednings- och förvaltningssed. I fråga om placeringar i placeringsfonder gäller detta fondförvaltarens egen förvaltning. Vi anser att fondförvaltaren ska följa principerna för god förvaltning när det gäller förvaltningsorganens verksamhet samt vinstutdelning.

I fråga om fondens placeringsobjekt är det fondförvaltaren som har ansvar för ägarstyrningen.

5.2.3. Rapportering

Vi fäster särskild uppmärksamhet vid målbolagens tydliga och rättidiga information och rapportering samt deras öppenhet i väsentliga frågor gentemot oss som placerare.

6. Veritas verkställande direktörs och anställdas ledamotskap i andra sammanslutningars eller stiftelsers förvaltningsorgan

Den här punkten tillämpas på styrelseledamotskap i bolag som Veritas äger. I fråga om verkställande direktörens och de anställdas övriga ledamotskap i förvaltningsorgan tillämpas separata interna föreskrifter.

Vi iakttar följande förfarande i beslutsfattandet om deltagande i andra bolags eller sammanslutningars förvaltningsorgan:

  • Styrelsen beslutar om verkställande direktörens och vice verkställande direktörens deltagande i förvaltningsorgan eller utskott i andra bolag eller sammanslutningar.
  • Verkställande direktören beslutar om övriga ledningsgruppsmedlemmars och övriga personalens deltagande i förvaltningsorgan eller utskott i andra bolag eller sammanslutningar, med undantag av sådana fastighetssammanslutningar som helt eller delvis ägs av Veritas, för vilka besluten fattas av placeringsdirektören.

Även styrelsemedlemmarna ska, när de fattar beslut om sina egna deltagande, se till att medlemskapet i förvaltningsorganet inte har negativ inverkan på medlemskapet i Veritas styrelse eller orsakar intressekonflikter med avseende på medlemskapet i Veritas styrelse.

Med undantag för de fastighetssammanslutningar som vi äger helt eller delvis strävar vi i regel inte efter att få in våra representanter i andra företags styrelser. Det här kan man avvika från av grundad anledning.

Vid beslutsfattande om Veritas verkställande direktörs och övriga anställdas ledamotskap i andra sammanslutningars förvaltningsorgan iakttar vi följande principer:

1) Vid bedömningen beaktas de krav på självständighet och oavhängighet som gäller arbetspensionsförsäkringsbolag. Ett medlemskap i ett förvaltningsorgan kan godkännas enbart om det anses att dessa inte äventyras.

2) Ett medlemskap i ett förvaltningsorgan får inte orsaka intressekonflikter eller inverka negativt på beslutsfattandet i placeringsverksamheten eller skötseln av uppgifter t.ex. med avseende på jäv eller tidsanvändning.

Förteckning över förtroendeuppdrag

Vi för en i 10 c § i lagen om arbetspensionsförVi upprätthåller en förteckning över förtroendeuppdrag i enlighet med 10 c § i lagen om arbetspensionsförsäkringsbolag.

Förtroendeuppgifter