Lean, som ursprungligen utvecklades av Toyota Production Systems, har under årtiondena etablerat sig i det allmänna medvetandet och man har börjat dra nytta av dess lärdomar vid utvecklingen av operativa processer. Vore det möjligt att genomföra lean-tänket även i beslutsfattandet? Veritas placeringsteam gick in för att testa den här tanken sommaren 2020. Vi bestämde oss för att djärvt ta modell av kodarna, som har gått extremt långt med sin praktiska tillämpning av lean-tanken.
Lean är grunden för allt
”Agila metoder” är ett samlingsnamn för många olika metoder för programvaruutveckling. I de agila metoder som bygger på lean-filosofin inriktas verksamhet om genast när situationerna och behoven ändras. Den mest populära agila programutvecklingsmetoden kallas Scrum.
Ett scrumteam på knappa tio personer arbetar under samma titel (utvecklare) och både lyckas och misslyckas tillsammans. Teamet bestämmer själv vem som sköter vilken uppgift. Ordergivning uppifrån är inget som förekommer inom Scrum. Scrumteamet jobbar i 1–4 veckor långa sprinter. Under en sprint tar teamet fram nya funktioner i den omfattning som man bestämt för sprinten i början av den. Över alla planerade kommande funktioner förs en prioriterad lista, som kallas backlog. Vem som helst kan addera nya funktioner till backloggen, men endast produktägaren beslutar om prioriteringen. Backloggen uppdateras kontinuerligt och vid sidan av sprinterna utgör den grunden för scrumteamets arbete.
Till varje sprint hör en rad möten. På planeringsmötet för en sprint väljer man ut vilka funktioner som ska genomföras från backloggen, på morgonmötena försäkrar man sig om att arbetet framskrider i rätt riktning och att det inte finns några förhinder för teammedlemmarnas arbete, vid sprintgranskningarna presenterar man vad sprinten har åstadkommit och vid sprintåterblicken utvecklas teamets arbetssätt utifrån de observationer som gjorts under sprintens gång. Såsom man kanske kan notera redan av mötenas karaktär strävar Scrum efter transparens och kontinuerlig utveckling.
Scrum är förvånansvärt anpassningsbart
Inom Veritas placeringsteam beslutade vi oss för att ta just Scrum som grund för våra egna verksamhetsmodeller, även om vi inte fokuserar enbart på Scrum utan också använder oss av den agila traditionen mer generellt. Det är förbluffande hur pass direkta motsvarigheter vi lyckades hitta när vi jämförde Scrum, som ursprungligen utvecklats med tanke på programvaruutvecklingens behov, med vår egen verksamhet. Figuren nedan illustrerar dessa motsvarigheter:
I vårt portföljförvaltningsteam finns åtta portföljförvaltare utan inbördes hierarki. Placeringsdirektören prioriterar vårt jobb med hjälp av backloggen och den processansvariga ser till att principerna för Scrum följs. Teamets backlogg innehåller i sin tur alla våra placeringsidéer i prioritetsordning, och så vidare. Vi har också infört andra principer och idéer från agil utveckling som en del av vår portföljförvaltningsarbete.
Vår erfarenhet av agilitet
Hur har då vårt praktiska arbete förändrats sedan vi sommaren 2020 började tillämpa Scrum och agila principer inom vårt team?
För det första har införandet av en backlog varit väldigt revolutionerande. Numera faller placeringsidéer inte i glömska enbart av den anledningen att de inte är aktuella just då, utan de hänger kvar i backloggen med en lägre prioritet tills man någon gång i ett senare skede antingen bestämmer sig för att förverkliga eller förkasta dem. Vi har också snabbare börjat testa nya placeringsstrategier i produktion, dvs. med riktiga pengar, eftersom det på ritbordet är omöjligt att identifiera alla de praktiska utmaningar och möjligheter som den reella marknaden medför. Dessutom har vi satsat mer på att analysera portföljen via olika roller. Ett enskilt placeringsobjekt måste uppfylla sin tilltänkta roll. Det lönar sig ju inte att hålla kvar placeringsobjekt i portföljen bara av gammal vana, på samma sätt som att det inte lönar sig att inkludera sådana egenskaper i program som inte ger användarna något värde. För det andra har vi sett till att portföljförvaltarna inte hindras av onödiga operativa fördröjningar när det gäller att genomföra placeringsidéer.
Exemplen tar inte slut här, men den kanske största nyttan med ibruktagandet av Scrum har varit att lean-tanken har blivit en del av våra diskussioner. Tack vare principer inspirerade av Scrum och annan agil programvaruutveckling har vi nu ett bra konkret ramverk för att utveckla vår verksamhet.
Man måste naturligtvis komma ihåg att vi inte är ett team som sysslar med programvaruutveckling, utan vi har anpassat Scrum och skapat en version som passar våra egna behov. Det är inte bara programmen, eller i vårt fall placeringsportföljen, som är föremål för utveckling, utan även arbetssätten. Processerna är bara ett redskap i värdeskapandet och har inget egenvärde i sig.
Vi hoppas att vårt exempel kan fungera som inspiration för nytänkare i olika branscher. Det är helt möjligt att de bästa arbetssätten för just ditt team inte hittas bland programvaruutvecklarna, utan bör sökas någon helt annanstans. Det viktigaste är att agera agilt: att djärvt försöka och misslyckas. Man kan och bör ändra riktning under resans gång, men det lönar sig att påbörja resan genast. Agilt – på kodarnas vis.
