När man talar om ett företags framgångsfaktorer nämns ofta kundorientering och innovativitet. Mer sällan talar man om fungerande administration och intern kontroll, trots att dessa utgör grunden för affärsverksamheten och ett gott ledarskap, och är en väsentlig byggsten i ett framgångsrikt företag. Om dessa faktorer inte fungerar ändamålsenligt ökar risken för att affärsverksamheten misslyckas. Kontrollfunktionerna bidrar till att främja företagets gemensamma mål: framgång, långsiktig lönsamhet och kundnöjdhet.
Hos oss på avdelningen för bolagsjuridik och compliance är utgångspunkten alltid att bedöma på vilket sätt vi bäst kan tillföra organisationen mervärde, och vår ambition är att främja och upprätthålla en etiskt hållbar arbetskultur. I en bransch som är starkt reglerad är det viktigt att alla följer såväl lagar som interna anvisningar och principer. En förutsättning för att lyckas är att vi motiverar, förklarar och öppnar upp ärenden på ett begripligt sätt och systematiserar processer och metoder.
För att vi ska lyckas är det också väsentligt att vi har ett gott och aktivt samarbete med affärsverksamheten och lyckas skapa en förtroendefull atmosfär och en kultur som bygger på vi-anda inom hela organisationen. Syftet är inte att söka efter enskilda fel eller skyldiga utan att kontinuerligt utveckla och optimera funktionerna för det gemensamma bästa. När ramarna och processerna fungerar bra är det lättare att fokusera på själva affärsverksamheten och på att betjäna kunderna.
Praktisk approach
Den bästa lösningen hittas ofta när vi i samråd kan fundera på alternativ och möjligheter ända från början. När en sak förklaras och motiveras är helheten lättare att förstå och samtidigt tydliggör den varför ett visst förfaringssätt krävs av oss. Vilken är logiken och syftet bakom varje reglering? När svåra regler förklaras så tydligt och pragmatiskt som möjligt är det lättare för alla att följa dem. Dessutom lönar det sig att satsa på rådgivning med framförhållning och vid rätt tidpunkt samt göra bedömningar av effekterna: vad är det bästa sättet att göra detta med tanke på ett lyckat slutresultat?
I en organisation känner var och en bäst till sitt eget arbete, och samarbete är därför det optimala sättet att identifiera risker och möjligheter. På så sätt blir helheten pragmatisk och det är lättare att förbinda sig vid den.
När man planerar till exempel en ny verksamhetsmodell eller tjänst för kunderna garanterar man genom samarbete ända från start att modellen svarar mot de krav som regleringen ställer. Ambitionen är dessutom att identifiera och förebygga eventuella risker med den nya verksamhetsmodellen, och se till att den tas i bruk på ett effektivt sätt.
Hur främja samarbete?
För att uppnå ett gemensamt mål är det bra att på avdelningen för bolagsjuridik och compliance beakta åtminstone följande aspekter och utgångspunkter:
- fokusera på vad företaget strävar efter och vilka ramar som finns för affärsverksamheten
- ta alltid hänsyn till kontexten kring affärsverksamheten i samband med juridiska råd
- samarbeta aktivt med affärsverksamheten och översätt paragraferna till pragmatiskt språk: vad avses med den aktuella regleringen, vad är viktigt ur vår synvinkel och hurdana verksamhetsförutsättningar har vi. Hjälp till med att fatta goda och rätta beslut
- var så tydlig och pragmatiskt som möjligt, se till att inte göra frågorna onödigt komplicerade
- kommunicera och håll aktivt kontakt
- integrera och systematisera kontrollen av affärsverksamhetens processer
- utbilda och förankra kontinuerligt verksamheten i organisationen
När vi samarbetar smidigt och ständigt fokuserar på vårt gemensamma mål når vi det bästa slutresultatet.
