Den interna kommunikationen är för knapp. Denna slags respons är säkert bekant i många arbetsgemenskaper, så även i Veritas. På våren, då vi hade levt i ett undantagstillstånd orsakat av corona i knappt två månader, gjorde vi en kort förfrågan. Och ser man på, 93 % av veritanerna sade att de får lämpligt mycket information om sitt eget arbete och information gällande Veritas. Så här positivt har vi aldrig tänkt i någon annan enkät. Jättebra – men varför gick det så? Hur ska vi kopiera denna framgång?
Corona vände vardagen upp och ner
I mars 2020 övergick Veritas personal, liksom många andra företag, till att huvudsakligen jobba på distans. Lyckligtvis hade vi redan tidigare tagit i bruk Teams och i takt med att arbetsveckorna på distans ökade, fördjupades våra kunskaper allt mer.
Av en slump hade vi bara några månader tidigare gjort praxisen gällande distansarbete flexiblare och även uppmuntrat tvivlare att testa att jobba på distans. Ändå var det många som för första gången distansarbetade för att coronan tvingade dem att göra det. Effektiva nog. Och nöjda.
Cheferna stod också inför något nytt. Hur löper informationen? Hur försäkrar jag att preciserande frågor ställs och besvaras? Hur vet jag att mina team-medlemmar har det bra, fungerar nätet, är de rädda att någon nära ska insjukna? Kan jag, minns jag, hinner jag?
Corona tvingade till att kommunicera
Mängden frågetecken som redan framkommit i denna text illustrerar väl den mängd positiv förundran som vårens enkät väckte. Mer än nio av tio av mina kolleger anser att de får tillräckligt med information om det egna jobbet och gällande vår arbetsplats.
En delorsak till framgången måste vara att den svåra situationen, gemensam för oss alla, gjorde att vi tvingades till koncentration.
Vi måste koncentrera oss på att alla känner sig trygga, att vi vet var vi rör oss, att vi vet att vi från dag till dag och vecka till vecka hålls uppdaterade. Koncentrationen i sin tur tvingade oss till enkelhet. Samma människor (i vårt fall verkställande direktören och riskhanteringschefen) skrev, och skriver fortfarande, varje vecka på intranätet om coronasituationen hos oss och annanstans. Tack vare tips från personalen har denna info ibland varit i videoformat.
Vi chefer beslöt att alla är personligen i kontakt med kollegerna i sin sektor (minst) en gång i veckan, utan att det handlar om ett på förhand bestämt möt eller motsvarande.
Coronakrisen tvingade oss även att fundera på alternativa sätt att vara sociala. Virtuella morgonkaffen, eftermiddagskaffen, luncher, pausgympa och ergonomitips uppstod.
Lärdomar för fortsättningen
Av detta kan vi lära oss mycket för fortsättningen, oberoende av hur virtuell framtiden är (personligen hoppas jag att en bättre balans än nu hittas mellan fysisk och virtuell närvaro).
Lärdomarna är inte nya eller märkliga. Vi ska komma ihåg att fokusera på det väsentliga, upprepa, upprepa, upprepa och sedan koppla ihop frågorna.
Åtminstone detta kommer vi att fortsätta med:
- regelbundna, bekanta och trygga infon (också när det inte finns något nytt att berätta)
- lagom mängd informationskanaler: intranät som är lätt att använda, Teams, telefon och e-post
- socialt umgänge: (virtuella) kaffepauser, luncher, pausgympa och en nypa frisk luft emellanåt
